¿Con qué método de contabilidad se registran los ingresos solo cuando se recibe efectivo?

Los contadores tienen una gran discreción al registrar los ingresos y gastos. El enfoque más conservador es ingresar una venta en los libros solo cuando el comprador paga en efectivo. Si bien es adecuado para ciertas empresas y circunstancias, sin embargo, este método no siempre resulta en el balance más preciso. Comprender las limitaciones de los dos métodos principales de reconocimiento de ingresos, así como sus ventajas y desventajas, es, por lo tanto, crucial para cualquier inversionista o propietario de un negocio.

Método de efectivo

El método contable en el que los ingresos solo se reconocen cuando la empresa recibe efectivo se conoce como la contabilidad de base de efectivo, a menudo denominada simplemente contabilidad de efectivo. Aquí, la empresa no registrará una venta en los libros hasta que reciba efectivo, un cheque o el dinero se transfiera electrónicamente a su cuenta bancaria. Al usar el método de efectivo, los gastos también se registran solo cuando usted realiza un pago en efectivo, envía un cheque o transfiere los fondos electrónicamente. En algunos casos, este tratamiento contable puede dar lugar a una brecha sustancial entre el momento en que se entregan los bienes y el registro de una venta. Especialmente si un comprador demora los pagos, la empresa solo podrá registrar una venta varios meses o incluso años después de la entrega física.

Método de acumulación

La otra alternativa es registrar una venta tan pronto como se realiza una venta, lo que se conoce como el método de acumulación. Esto plantea la pregunta de qué define una venta. ¿Es suficiente recibir un depósito para registrar una venta o simplemente firmar un acuerdo legalmente vinculante? Un enfoque más conservador del método de acumulación es reconocer una venta solo cuando los bienes se entregan físicamente. Dependiendo de las circunstancias, así como los límites establecidos por el código contable, cualquiera de estos eventos puede marcar una venta. Al utilizar el método de acumulación, la empresa también reconocerá los gastos a medida que utiliza los recursos. El departamento de contabilidad obtendrá un registro del agua utilizada y registrará un gasto de servicios públicos sin esperar a que llegue la factura del agua o el pago a la empresa de servicios públicos.

Pros

Cuando se utiliza el método de efectivo, el balance de la empresa es más representativo de los recursos reales disponibles. Dado que una venta solo se registrará cuando ingrese efectivo y un gasto debe agotar primero las reservas de efectivo antes de que entren en los libros, más ventas significan más efectivo disponible bajo este tratamiento. La base de acumulación, por otro lado, da una mejor idea de lo que está por venir. Dado que todos los gastos deben pagarse finalmente y la mayoría de las ventas en algún momento traerán efectivo, la base de acumulación refleja el impacto financiero final de lo que hasta ahora se ha logrado.

Contras

La base de efectivo tiende a castigar a las empresas que trabajan en proyectos a largo plazo. Imagine que la empresa está construyendo un puente, que se ha completado en gran medida, y cuyo pago seguramente se cobrará del gobierno local. Durante los muchos meses o incluso años en que se está produciendo la construcción y las facturas se pagan en efectivo y se registran, los libros pueden no mostrar ningún ingreso. La desventaja de usar la base devengada es que los ingresos que nunca se pueden recaudar a veces se registran en los libros. Hasta que llega el efectivo, siempre existe una pequeña posibilidad de que los ingresos previstos no se materialicen. Sin embargo, los contadores pueden mitigar parcialmente este problema intentando anticipar los valores predeterminados y ajustando los libros en consecuencia.