¿Qué es importante para comprender y refinar continuamente el alcance de un proyecto?

Desde el desarrollo de nuevos planes de mercadotecnia hasta la creación de programas de capacitación para empleados, los proyectos iniciales de una pequeña empresa son casi infinitos. Para asegurarse de que usted y sus empleados comprendan la naturaleza de cada uno de estos proyectos, y para asegurarse de que estén completos, desarrolle un alcance de proyecto para cada uno. El alcance de un proyecto es una declaración escrita de las partes más importantes del proyecto, incluida su justificación, producto, entregables y objetivos. El alcance debe revisarse continuamente a medida que se trabaja en el proyecto.

Colaboración

Cuando todos entienden el alcance del proyecto, todos entienden el objetivo del proyecto y cómo debe llevarse a cabo, lo que reduce el riesgo de confusión y falta de comunicación entre los empleados. Por lo tanto, los empleados que entienden el alcance pueden trabajar mejor juntos, porque todos están en la misma página.

De manera similar, la revisión continua del alcance del proyecto permite a los empleados colaborar discutiendo lo que no funciona y cómo afectará al proyecto en su totalidad. Cuando los empleados revisan continuamente el plan del proyecto, no se sienten como si estuvieran trabajando solos con un esquema fijo; saben que el proyecto es fluido y que pueden cambiar sus parámetros con la ayuda de sus compañeros de equipo.

Preocupaciones de toda la empresa

Refinar continuamente el alcance del proyecto permite que las personas que trabajan en el proyecto piensen cómo ese proyecto se ajusta a las preocupaciones de la empresa en general. Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas más nuevas, donde el cambio ocurre a menudo y rápidamente. Si las necesidades o los objetivos de la empresa en su conjunto cambian o se expanden mientras se desarrolla el proyecto, los empleados pueden refinar el alcance del proyecto para incluir el nuevo enfoque de la empresa.

Logros

A menudo, los objetivos alcanzados durante el proyecto pueden cambiar el alcance del proyecto. Por ejemplo, sus empleados pueden estar trabajando en un paquete de marketing para clientes que incluye marketing por radio, televisión y prensa impresa. Sin embargo, durante el proyecto, su empresa adquiere una persona con experiencia en marketing de redes sociales. Después de consultar con el cliente, puede cambiar los entregables para incluir también un plan de mercadeo en las redes sociales. En esta situación, el alcance del proyecto tuvo que cambiar porque la empresa ahora puede lograr más. Todos los empleados en el proyecto tendrían que entender cómo la nueva adición afecta su papel en el proyecto. Por ejemplo, las personas que desarrollan los planes de radio, televisión e impresión tendrían que discutir sus ideas con el nuevo desarrollador de redes sociales para asegurarse de que el mensaje sea coherente.

Desafíos

Al igual que los logros, los desafíos encontrados durante el proyecto cambiarán el alcance. Por ejemplo, los retrasos debidos a problemas técnicos, los desafíos encontrados en la fase de investigación y el cierre o la reestructuración de las empresas asociadas pueden llevar a retrasos y cambios en un proyecto. Cuando los empleados se enfrentan a estos desafíos, deben revisar el alcance del proyecto en conjunto después de analizar cómo los desafíos de un área afectarán a todo el proyecto. Esto les permitirá establecer objetivos y volver a la pista tan pronto como sea posible.