Una lista de control de gestión para instalaciones de eventos
El lugar adecuado puede hacer o deshacer un evento de negocios, independientemente de si se trata de una reunión social, como una fiesta o una reunión de negocios profesional. El tamaño del grupo, el propósito de la reunión y cualquier restricción presupuestaria son consideraciones esenciales. Siempre que sea posible, realice un recorrido en persona por cada lugar y lleve consigo la lista de verificación de sus instalaciones. Esto ayuda a organizar el recorrido, garantiza que se cubran las prioridades y facilita la comparación de las diferencias entre los sitios.
Detalles del evento
Los criterios de la lista de verificación dependen de si el evento tiene un enfoque comercial o es un evento empresarial y social combinado. Los requisitos para un seminario o una feria comercial de la industria, por ejemplo, son significativamente diferentes de los de una cena de agradecimiento para los empleados. Por este motivo, reserve la primera sección de su lista de verificación para registrar los detalles del evento. Incluya una fecha preferida o hasta tres opciones de fechas posibles, horas de inicio y finalización, presupuesto total, estimación de asistencia, descripción del evento y el nombre de su administrador de eventos e información de contacto.
Requisitos de la sección de lista de verificación
Construya su lista de verificación de acuerdo con los requisitos de su evento principal. Enfóquese en categorías de prioridad tales como propiedades, salas de reuniones, opciones y capacidades audiovisuales, opciones de alimentos y bebidas, políticas de instalaciones y gastos totales estimados por artículo. La sección de la lista de verificación de su propiedad identifica el nombre del lugar, la dirección y la información de contacto de su gerente de ventas, así como cualquier otro seguro adicional que deba asumir. Incluya los criterios para evaluar el estacionamiento, los baños y la entrada o área del lobby. Cree artículos de la lista de verificación por categoría, incluidos los costos estimados para artículos como el alquiler y configuración de habitaciones y equipos, opciones de menú y un cargo por placa para los servicios de catering, servicios de fotocopiado y fax, y una evaluación de la estética del sitio.
Método de evaluación
Evalúe cada sitio potencial con un sistema de calificación consistente, ya sea que use un sistema con 10 puntos que van desde un sistema deficiente a uno superior o un sistema de cinco puntos menos detallado. Después de recorrer el sitio, asegúrese de calificar cada elemento de la lista de verificación, obtener los estimados de costos necesarios y agregar notas misceláneas u observaciones generales. Inspeccione y evalúe cada lugar utilizando una lista de verificación idéntica y un proceso idéntico antes de comparar lugares entre sí.
Comparaciones de lugares
Aunque el costo es una consideración importante, especialmente para una pequeña empresa con un presupuesto limitado, la elección de un lugar de reunión nunca debe basarse únicamente en el costo solo. Una primera revisión puede limitar las opciones posibles a las dos o tres opciones principales. Aquellos con estimaciones de costos que exceden el presupuesto del evento y aquellos con un ranking general bajo son los primeros en ser eliminados. A continuación, una segunda comparación de costos contra la cantidad de opciones, servicios, la ubicación del lugar y cualquier restricción específica del lugar reduce aún más las opciones a su selección final.