¿Cuánto tiempo debe una empresa mantener recibos de tarjetas de crédito?

Los clientes tienen hasta 18 meses para disputar los cargos en su factura de tarjeta de crédito. Si no guarda los recibos de la tarjeta de crédito de las transacciones de venta, su empresa podría verse obligada a devolver el dinero de la compra a la compañía de tarjetas de crédito del cliente. Si la compañía de la tarjeta de crédito está del lado del cliente y usted no tiene el recibo para validar la compra, la compañía puede debitar a su cuenta de comerciante por un reembolso.

Disputando un contracargo

El recibo de la tarjeta de crédito para transacciones en persona generalmente contiene la firma del cliente. Si ha tirado el recibo, no puede probar que el cliente realmente firmó la compra. Según Visa, otros métodos para disputar una devolución de cargo incluyen cualquier correspondencia entre usted y el titular de la tarjeta en el que confirme la compra y otra información del recibo, incluido un código de autorización. El recibo en sí también prueba que usted tuvo la tarjeta, o información de la tarjeta, para ingresar a su terminal comercial para procesar la transacción.

Almacenamiento de recibos

Los recibos de tarjetas de crédito contienen información que los ladrones de identidad pueden usar para crear cuentas fraudulentas y realizar compras ilegales. Un método seguro para almacenar sus recibos es esencial para proteger la información de su cliente. La Comisión Federal de Comercio recomienda mantener cualquier cosa que contenga la información de identificación del cliente en una sala o archivo cerrado y limitar el número de empleados con acceso a la información a la menor cantidad posible. Si conserva copias digitales de los recibos, cifre los archivos y proporcione partes de las claves de cifrado a dos o más empleados. Esto asegura que nadie pueda acceder a los archivos solo.

Destrucción de recibos

Aunque no es obligatorio para la mayoría de las empresas, el cumplimiento de la Regla de Disposición de la FTC garantiza que la información en los recibos no se reconozca después de la destrucción. Como mínimo, debe destruir los recibos, pero para tener una seguridad total de que los datos son irreconocibles, considere quemar lo que queda después de la trituración. Alternativamente, usted podría contratar a una empresa que se especializa en destruir los registros de la empresa. Además, teóricamente, puede eliminar datos borrando y reescribiendo archivos de computadora varias veces. Sin embargo, los programas avanzados de recuperación de datos podrían recuperar parte de la información confidencial. Una mejor opción es usar un programa de seguridad que elimine y vuelva a escribir el archivo hasta que el archivo original sea irreconocible.

Impuestos

El Servicio de Impuestos Internos recomienda que guarde cualquier documentación de deducciones e ingresos durante al menos tres años. Mantener los recibos de las tarjetas de crédito no es obligatorio siempre que tenga otra documentación de la venta, como los registros de depósito de su cuenta de comerciante o los recibos de su caja registradora. Sin embargo, si desea deducir un reembolso de sus impuestos, tener el recibo original o una copia puede ayudar a verificar la pérdida si el IRS selecciona su declaración para una auditoría.