Cómo realizar un seguimiento de los gastos por cuenta propia

Si bien la deducción de gastos comerciales es una de las ventajas de trabajar por cuenta propia, el Servicio de Impuestos Internos impone la carga de demostrarle los gastos reclamados. Si no tiene evidencia de sus gastos reclamados, el IRS puede rechazar sus deducciones, lo que le permite pagar más impuestos. Además de corroborar sus deducciones, el mantenimiento de registros comerciales le permite saber qué partes de su negocio son rentables y las áreas que están agotando su tiempo y sus finanzas.

1.

Subdivida el cuaderno por semanas, meses o trimestres dependiendo de la cantidad de gastos que esté registrando.

2.

Anote cada gasto y engrape el recibo en la página. Si tiene numerosos recibos, coloque una bolsa de plástico para lápices en el cuaderno y coloque los recibos en la bolsa. Escriba la fecha en que incurrió en el gasto, una descripción del gasto y la cantidad tan pronto como sea posible después del gasto para evitar omitir los gastos deducibles.

3.

Realice un seguimiento de su millaje en un cuaderno separado si reclama la deducción por millaje estándar en lugar de deducir sus gastos reales. Ingrese la fecha, el propósito del viaje y el total de millas. Mantenga el cuaderno en su vehículo de trabajo. Si usa más de un vehículo para su negocio, mantenga un cuaderno en cada vehículo.

4.

Crea una hoja de cálculo para seguir tus gastos. Haga columnas para la fecha, el beneficiario, el tipo de gasto y la cantidad. Ingrese la información de su cuaderno en la hoja de cálculo. La frecuencia que elija para transferir la información depende de la cantidad de recibos que tenga. Ingrese ciertos gastos tales como pagos de alquiler, seguro y arrendamiento directamente en la hoja de cálculo.

Cosas necesarias

• Cuaderno

Consejos

• Conozca qué gastos son deducibles. Como trabajador por cuenta propia, puede deducir los gastos de su oficina, incluso si su oficina está en su casa. Calcule la cantidad de espacio en el hogar dedicado a su negocio y multiplique el porcentaje por el pago de su alquiler o intereses hipotecarios, seguros, servicios públicos e impuestos a la propiedad.
• Los gastos de transporte son deducibles cuando el kilometraje es para su negocio. Puede deducir los almuerzos de negocios, pero debe excluir su porción de la comida.
• Los honorarios profesionales para su negocio, como los de un abogado o contador, son deducibles, pero solo la parte de los honorarios relacionados con su negocio. Debe excluir cualquiera de las tarifas relacionadas con su negocio personal.
• Puede deducir el costo del software que compre para su empresa y el costo de cualquier material de oficina, costos de impresión, publicidad y seminarios o conferencias a los que asista para promover su negocio.

Advertencias

• Puede deducir sus gastos telefónicos, pero si usa su teléfono para uso personal, debe estimar la parte de la factura relacionada con el negocio y solo deducir esa cantidad.
• Mantenga sus registros comerciales durante al menos tres años. Si no informa todos sus ingresos al IRS, debe mantener sus registros durante seis años.