Consejos de Carta de Negocios
Aunque gran parte de la comunicación comercial escrita moderna toma la forma de correspondencia por correo electrónico, todavía hay un lugar para la carta comercial tradicional. La carta comercial tiende a ser más formal que un correo electrónico y le permite a usted, como escritor, transmitir un mayor sentido de profesionalismo y autoridad. Para ayudarlo a redactar una carta comercial efectiva, algunos consejos pueden ser beneficiosos.
Definir el Propósito
Antes de comenzar a escribir su carta comercial, aclare el propósito específico que desea que logre. Esto ayudará a mantener su carta enfocada mientras elimina información extraña. Los propósitos comunes incluyen responder a una queja del cliente, resumir los puntos principales de una llamada telefónica reciente, recordarle a un cliente una cuenta vencida o solicitar información.
Mantener cortesía
Incluso si su carta involucra un tema desagradable como presentar una queja o solicitar un pago, mantenga un tono cortés en todo momento. Esto será tomado como una señal de respeto por el destinatario y lo arrojará en una luz más positiva. Reconozca la situación del lector con afirmaciones como "Entiendo que el reciente crecimiento rápido de su compañía puede haber causado la interrupción de su excelente servicio al cliente" para mantener el tono cordial.
Use los títulos apropiados
Al dirigirse a un destinatario masculino, diríjase a él como "Sr." en lugar de por su primer nombre. Para un lector femenino, use "Sra." a menos que sepa que ella prefiere "Miss" o "Mrs." También debe incluir el título comercial completo de la persona, como "Director de Operaciones", junto con el nombre y la dirección de ella y de su compañía en la parte superior del saludo.
Que sea breve
Una carta comercial debe ser relativamente corta, no más de una página si es posible. Si su destinatario está ocupado, existe la posibilidad de que una carta larga sea guardada o enterrada en una canasta de "Entrada". Si su carta solicita una respuesta inmediata, esto puede demorar el tiempo de respuesta o posiblemente no dar respuesta alguna.
Incluir una llamada a la acción
Antes de cerrar su carta, siempre indique la acción específica que desea que el lector realice, junto con un marco de tiempo. Si solicita un pago, indique la fecha en que necesita el dinero y los métodos de pago aceptables. Si está escribiendo para transmitir una información específica, infórmele al lector cuál es la mejor manera de comunicarse con usted si tiene alguna pregunta.