Pautas de correo electrónico de negocios
El correo electrónico ha cambiado la comunicación directa en el mundo de los negocios al disminuir el uso de las cartas comerciales tradicionales y al proporcionar una manera más rápida de transmitir un mensaje a los clientes, compañeros de trabajo y supervisores. Sin embargo, con el cambio tecnológico surgen los inevitables conceptos erróneos sobre cómo escribir correos electrónicos de negocios. Debido a su naturaleza rápida y estilo informal, los correos electrónicos comerciales a menudo no tienen el mismo nivel de profesionalismo y claridad que las cartas comerciales, pero con la instrucción, el cuidado y la edición adecuados, los correos electrónicos comerciales pueden ser tan profesionales como cualquier carta impresa.
Beneficios
La incorporación del correo electrónico en el negocio ha ayudado a globalizar muchas industrias debido a la rápida transmisión de mensajes. Ya sea que estuviera enviando una carta comercial a Nueva York o Londres, antes del correo electrónico y el fax, le tomó mucho más tiempo comunicarse por escrito que ahora. El correo electrónico ahorra tiempo y, a su vez, aumenta la comunicación y la productividad.
Significado
Alrededor de 145 millones de personas utilizan el correo electrónico por motivos comerciales en América del Norte, según Ferris Research en 2010, mientras que el usuario promedio de correo electrónico comercial envía alrededor de 600 correos electrónicos por semana. Desde su incorporación al mundo de los negocios, el correo electrónico ha asumido el papel principal en la comunicación empresarial, ejerciendo una presión adicional sobre las personas para que envíen correos electrónicos excepcionales. Debido a la gran cantidad de mensajes que salen de la dirección de correo electrónico comercial promedio, es difícil enviar constantemente contenido perfecto, gramaticalmente correcto y bien estructurado, pero un correo electrónico mal redactado y no estructurado puede tener efectos negativos significativos en usted y su empresa.
Caracteristicas
Un correo electrónico de negocios debe estructurarse de manera eficiente porque la mayoría de los destinatarios no tienen tiempo para analizar gran cantidad de texto en un correo electrónico solo para encontrar el punto principal. Los correos electrónicos comerciales deben indicar el propósito del mensaje al principio del texto, usar el cuerpo como una oportunidad para atar cabos sueltos y explicar puntos confusos, y la conclusión para recapitular la introducción y emitir una breve aprobación. La clave es mantener el correo electrónico lo más breve posible sin sacrificar información importante o tacto comercial. Las características de un correo electrónico comercial son formuladas, lo que permite a los destinatarios saber exactamente qué esperar estructuralmente y dónde buscar respuestas.
Advertencias
Al escribir correos electrónicos de negocios, hay algunos "no hacer" que evitarán incomodar u ofender a su destinatario, así como evitar que se vea poco profesional. Estos puntos deben seguirse religiosamente porque los afecta directamente a usted y a su empresa, y podría dañar sus relaciones con ciertas personas.
No envíe correos electrónicos HTML. Muchas personas tienen sus cuentas de correo electrónico configuradas en "Sólo correos electrónicos de texto", por lo que el HTML se verá desordenado y desorganizado, lo que anulará el propósito de todo el mensaje.
No envíe archivos adjuntos o imágenes en texto en sus correos electrónicos a menos que su cliente lo solicite. Algunas personas todavía tienen conexiones de acceso telefónico o conexiones de red lentas, que a menudo se atascan si se envían archivos adjuntos injustificados a sus bandejas de entrada. El destinatario no estará contento si su Internet desempaqueta un archivo adjunto durante una hora y congela la conexión.
Si envía un correo electrónico de acciones a un grupo de personas, asegúrese de cambiar toda la información aplicable para que se relacione con cada destinatario. Comience dirigiéndose a cada destinatario por su nombre y / o apellido, y no olvide cambiar otros detalles como el nombre de la empresa, las direcciones y la información de contacto. Tan grande como es el dolor, es mejor que enviar al Sr. Johnson al CEO un mensaje dirigido a Debra Flannery, la Directora de Relaciones Públicas.
Mantenga la información delicada fuera de los correos electrónicos y desconecte su nombre de la controversia. Si la naturaleza de su negocio con una persona implica opiniones sensibles o malas noticias, simplemente llámelos para discutir el problema. Hay ciertos mensajes a los que no desea que se conecte su nombre por razones personales, por lo que debe conservar su nombre y no tener miedo de hacer una llamada telefónica.
Consideraciones
Muchos de sus correos electrónicos le brindan la única oportunidad de comunicarse con un cliente para negocios. Tan agradable como sería poder brindar a cada cliente potencial atención personalizada y en persona, eso no es realista. Los correos electrónicos de su empresa, desde el primero hasta el último, deben llevar el más alto nivel de profesionalismo, estructura, gramática, puntuación y concisión. Al comprender los beneficios, la importancia, la anatomía y las acciones tabú en un correo electrónico comercial, puede comenzar a cambiar el estigma casual asociado con la redacción de correos electrónicos. Antes de enviar el correo electrónico de su empresa, léalo varias veces y, si tiene a alguien disponible, pídale a esa persona que lo edite. Un segundo par de ojos siempre es algo bueno.