Pasos de auditoría para una compañía de título
Las agencias reguladoras de seguros estatales generalmente requieren que todas las compañías de seguros de títulos realicen y presenten los resultados de una auditoría de cumplimiento anual. El objetivo es asegurarse de que las compañías de títulos registren e informen con precisión las transacciones de depósito en garantía, liquidación, cierre y depósito de seguridad. Un requisito de auditoría anual también es una medida proactiva para prevenir el robo del seguro de título y de garantía, comúnmente asociado con el seguro de título y el cierre de negocios. Si bien los pasos que toman los auditores son similares a los tomados en cualquier auditoría de cumplimiento, el enfoque de los equipos de auditoría de información es específico para la industria de seguros de títulos.
Objetivos de Auditoría
Las auditorías determinan si una compañía de seguros de títulos está siguiendo las reglas y regulaciones exigidas por el estado. Por ejemplo, las compañías de títulos en Virginia deben cumplir con los lineamientos de práctica legal no autorizada del Colegio de Abogados de Virginia y con las Reglas de la Comisión de Corporaciones Estatales que rigen a los Agentes de Asentamiento. Aunque las leyes estatales a menudo varían, la mayoría se centra en los procesos de liquidación y cierre, la contabilidad de custodia y la suscripción de pólizas de seguro de título. También se incluye un examen exhaustivo de las políticas de control interno y los procedimientos operativos estándar.
Empezando
Las leyes estatales especifican quién tiene la autoridad para llevar a cabo la auditoría de cumplimiento. Mientras que en la mayoría de los estados esto significa un contador público certificado, quienquiera que realice la auditoría no debe tener ninguna relación con la compañía de títulos fuera de la auditoría. Este requisito de un tercero independiente significa que antes de comenzar, el auditor debe primero revisar documentos como manuales y políticas comerciales para familiarizarse con los procedimientos operativos estándar. Por ejemplo, los auditores de Texas completan una hoja de información de la agencia y un cuestionario de procedimientos de contabilidad de custodia.
Establecimiento de procedimientos y realización de la auditoría.
Los resultados de la revisión inicial determinan el alcance de la auditoría. Por ejemplo, si una revisión inicial descubre controles internos débiles, el proceso de auditoría incorporará una política más profunda y una revisión de procedimientos, así como también incluirá procedimientos de prueba más sustantivos y actividades de observación directa. Las pruebas sustantivas incluyen aspectos como la concordancia de transacciones, los cálculos de la pista de auditoría y los montos de recálculo incluidos en los estados financieros. De lo contrario, los auditores pueden limitar el alcance de la auditoría a las actividades de verificación, como asegurarse de que los bonos de garantía estén actualizados y que la empresa mantenga los fondos de liquidación en una cuenta fiduciaria fiduciaria sin intereses, separada del seguro u otros fondos.
Creación de un informe de auditoría
Al igual que en cualquier otro tipo de auditoría, el paso final consiste en crear y enviar un informe de auditoría final. Sin embargo, a diferencia de otros tipos de auditorías, un informe de auditoría de una compañía de títulos no es información pública. El informe incluirá una opinión sobre si la compañía de títulos cumple con los requisitos estatales y en qué medida. El informe también identifica cualquier deficiencia relacionada con las cuentas de garantía, controles y procedimientos internos, archivos de garantía, cuentas de garantía invertidas, cuentas operativas, informes estadísticos y procedimientos de devolución. La mayoría ofrece sugerencias para fortalecer los controles o realizar otras mejoras, e indica si el auditor deberá realizar una auditoría de seguimiento una vez que la compañía de títulos corrija las deficiencias.