Procedimientos de corte contable
El final de cualquier período contable es caótico sin los procedimientos correctos establecidos para garantizar que todos tengan la información y los informes correctos. El establecimiento de procedimientos establecidos para la presentación de informes al final del período le da tiempo al departamento de contabilidad para planificar y establecer las expectativas de todos los departamentos para prepararse. El departamento de contabilidad debe trabajar con los líderes empresariales para estar en la misma página sobre los procedimientos de corte para la empresa.
Procedimientos de corte de inventario
El inventario de una empresa está en constante cambio. Los pedidos se cumplen y el inventario cae por cada unidad vendida mientras llegan nuevos envíos que se agregan a las pilas. El control de inventario requiere un control procesal diligente para dar números contables consistentes. Un envío de inventario contabilizado en el mes equivocado podría dar lugar a diferencias de decenas de miles de dólares en informes.
Si el departamento de contabilidad está ejecutando sus informes mensuales, necesita varios días para reunir toda la información. Esto significa que a los almacenes se les debe dar un plazo firme en cuanto a cuándo se cuenta el inventario para el mes. El primer departamento es el departamento de recepción e inspección que recibe nuevos envíos de mercancías. Supongamos que el informe de fin de mes vence el 20, el procedimiento para cerrar la recepción podría ser cuatro días antes el 26 del mes.
Establezca un tiempo para contar todo el inventario, tal vez al mediodía del 26, con todo el inventario contado marcado, "Antes del inventario" para mayor claridad con los informes presentados al final de la jornada comercial ese día. Las operaciones de la tienda y las áreas de acabado deben tener plazos similares para procesar todo el inventario de ubicación y todos los pedidos cumplidos hasta el final de la actividad el 26.
Este proceso le da a la contabilidad un período definido para determinar el inventario real disponible y comparar los números de un período a otro.
Procedimientos de corte de cuentas por pagar
La mayoría de los vendedores tienen sus propios ciclos de facturación. Esto es bueno porque ayuda a la contabilidad a saber cuándo esperar qué facturas. Sin embargo, un departamento de contabilidad no puede confiar en proveedores externos para la consistencia. Los procedimientos dan consistencia en los cálculos de cómo y cuándo se realizan los pagos de los proveedores. Establezca los tiempos exactos para los cortes, de lo contrario, el traspaso podría afectar el balance de otro mes.
Todos los pagos deben ingresarse inmediatamente en el libro mayor cuando se realicen. Sin embargo, alguien debe estar monitoreando las facturas y los pagos entrantes de fin de mes. Es importante clasificar el gasto y el pasivo en el ciclo de facturación correcto. Por ejemplo, si un proveedor envía una factura el 27 de julio por el trabajo realizado el 27 de junio, esto es un pasivo para junio y un gasto para julio. El gasto y la responsabilidad serían por el mismo mes si el trabajo se realizó en julio y no en junio.
Los empleados de contabilidad deben comprender cómo la compañía define los pasivos, activos, gastos e ingresos para garantizar que los libros sean precisos de mes a mes. Los períodos de corte deben desencadenar un acceso limitado a los datos contables para obtener precisión y consistencia.
Procedimientos de auditoria
Los procedimientos de auditoría para los libros de la empresa es donde se concilian los libros y se confirman todas las clasificaciones de las cuentas por pagar. El proceso para el auditor es mirar la factura y el pago y preguntar cuándo estaba la obligación legal de pagar. Algunos proveedores tienen un período de pago de 30 o 60 días que puede afectar las fechas de registro de responsabilidad.
Los ingresos e ingresos no pueden ser diferidos. Pero si se paga un pago anticipado, aún puede ser diferido a un período contable posterior. La compañía debe establecer un estándar para los pasivos diferidos para la consistencia. Si bien los principios contables permiten el aplazamiento de la responsabilidad, podría no ser una política que la empresa decida permitir. La compañía puede decidir mantener todos los pasivos en el mes en que se establecieron y no diferirlos en absoluto.