5 Pasos en un Plan de Comunicaciones de Proyecto en Gestión de Proyectos
Las comunicaciones del proyecto son un esfuerzo coordinado de todos los miembros del equipo, desde el gerente del proyecto que es responsable del mensaje general y la forma en que se entrega, hasta los miembros individuales del equipo que contribuyen al proceso. Los planes de comunicaciones del proyecto siguen las preguntas básicas sobre quién recibirá la información, qué información se debe comunicar, cómo se divulgará la información y con qué frecuencia y, finalmente, quién será responsable de entregar la información en el equipo del proyecto.
Audiencia
El equipo del proyecto debe identificar a todos los públicos que recibirán comunicaciones. En una gran empresa, las comunicaciones de proyectos de tecnología de la información entregadas a los equipos técnicos y de desarrollo variarían ampliamente de la información proporcionada a la alta gerencia, la gerencia media o el personal administrativo. Otros ejemplos de diversas audiencias dentro de una organización grande serían personal designado para realizar pruebas de usuario final o para escribir documentación de usuario final.
Necesidades de información
Ya sea que las comunicaciones se distribuyan solo a equipos técnicos o funcionales, o se dirijan a un público más amplio, cada mensaje enviado debe estar preparado para un público objetivo específico. Si existe un número de audiencias diferentes con diferentes necesidades, el contenido de cada mensaje también debe variar para los destinatarios previstos. Un ejemplo en tecnología de la información sería la comunicación de especificaciones técnicas que se entregarían a los desarrolladores. Esta misma información no se entregaría a todos los evaluadores de sistemas de usuarios finales, solo a los responsables de la documentación.
Medios de comunicación
Si bien las comunicaciones electrónicas, como el correo electrónico, pueden ser el medio de comunicación más eficiente, no siempre es el más eficaz en la comunicación de información de proyectos o en la capacitación. El equipo del proyecto también debe considerar boletines informativos, videos o seminarios web. También se pueden proporcionar presentaciones grupales y reuniones públicas para proporcionar sesiones de preguntas y respuestas para comunicar los objetivos del proyecto, la capacitación de los usuarios o los resultados del proyecto.
Sincronización
Las comunicaciones para cualquier proyecto deben comenzar en las etapas de planificación. Aunque las fases iniciales de la comunicación no serán tan sólidas como las del final de un proyecto, el paso inicial de la transmisión de los cambios planificados a cualquier infraestructura o proceso es fundamental para recibir la aceptación de todas las partes. El flujo de información debe ser manejado por el equipo del proyecto en coordinación con la alta gerencia de una organización. Esta coordinación es para definir qué información se entregará en varios puntos durante la progresión del proyecto.
Responsabilidades
El equipo del proyecto puede ser responsable de todas las comunicaciones del proyecto, o se puede solicitar una unidad de comunicaciones corporativas para proporcionar asistencia. Sin embargo, las comunicaciones se manejan, las tareas de comunicación específicas deben asignarse a partir de la fase de planificación de un proyecto. Aunque los roles pueden cambiar durante la vida de un proyecto, un plan para delegar los deberes de comunicación debe elaborarse con anticipación.