Requisitos de informes 1099 para pequeñas empresas

El Servicio de Impuestos Internos requiere que las empresas envíen lo que denominan "devoluciones de información" para contrarrestar la evasión fiscal. Uno de ellos, el W-2, le dice al IRS los ingresos de un empleado. Otro, el Formulario 1099, informa sobre la compensación recibida por un proveedor o proveedor de servicios que no está incorporado, como una corporación S, una compañía de responsabilidad limitada o un único propietario. De los 17 tipos de formularios 1099, las pequeñas empresas (aquellas definidas por el IRS como que tienen $ 5 millones o menos en ingresos brutos) generalmente usan la versión 1099-MISC.

Fondo

Los esfuerzos para cerrar la brecha fiscal, la diferencia entre los ingresos declarados y los ingresos reales, llevaron a una legislación en 2010 que habría impuesto requisitos de informe 1099 más estrictos. Según la senadora de Michigan, Debbie Stabenow, las disposiciones en la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud Asequible y en las Leyes de Empleo para Pequeñas Empresas habrían aumentado la carga de 1099 documentos de las pequeñas empresas en un 2, 000 por ciento. La Ley integral de protección al contribuyente 1099 y el reembolso de los sobrepagos de subsidios de cambio de 2011, firmada por el Presidente Obama en abril de 2012, derogó los cambios. A partir de 2012, las reglas 1099 siguen siendo las escritas originalmente bajo el Código de Impuestos Internos 6041 (a).

Qué informar

De acuerdo con el IRS, usted usa un formulario 1099-MISC para informar los pagos por servicios, no bienes, relacionados con la operación de su empresa o comercio, nunca para pagos personales y solo para proveedores no incorporados cuando los haya pagado al menos $ 600 en efectivo. un año dado Por ejemplo, el pago de $ 800 para que la cadena nacional American Computers, Inc. instale el software en su sistema de tecnología de la información no se informaría. El uso de John Doe IT Services, un contratista independiente, para hacer el mismo trabajo por el mismo precio requeriría un 1099-MISC. Sin embargo, si comprara un nuevo servidor de John Doe IT Services, no enviaría un 1099 porque compró un producto, no un servicio.

Quien

La prueba del IRS para determinar si los pagos califican para el informe 1099-MISC tiene cuatro condiciones: no es un empleado; pago aplicado a los servicios realizados para su negocio o comercio; el pago fue a una sociedad, una compañía de responsabilidad limitada, individual o una sucesión, y los pagos realizados durante todo el año sumaron $ 600 o más. Los ejemplos de honorarios profesionales que requieren informes 1099 incluyen aquellos pagados a arquitectos, ingenieros, abogados, contratistas y paisajistas. Cualquier compensación pagada después de la muerte de un empleado debe informarse al beneficiario o al patrimonio del empleado utilizando un 1099-MISC. Para completar sus 1099s, necesitará el número de identificación del contribuyente para cada proveedor no incorporado al que compró los servicios. De lo contrario, deberá retener el 28 por ciento del monto de la transacción y enviarlo al IRS.

Presentación

Las empresas archivan la Copia A del 1099-MISC al IRS y la Copia B a la entidad o persona pagada. Usted tiene la opción de presentar o enviar por correo sus 1099 al IRS. Sin embargo, no descargue los formularios del sitio web del IRS porque no se pueden escanear. Debe solicitarlos llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o a través de www.irs.gov/Businesses/Online-Ordering-for-Information-Returns-and-Employer-Returns. La presentación de formularios no escaneables podría desencadenar una penalización. Para el año fiscal 2012, presente sus 1099 Copias A antes del 28 de febrero de 2013 o, si realiza una presentación electrónica, a más tardar el 1 de abril. Al enviar formularios impresos, debe incluir el formulario 1096, "Resumen anual y transmisión de las devoluciones de información de los EE. UU.". Cualquier negocio que presente 250 o más archivos 1099-MISC debe presentar su declaración por correo electrónico. A menos que informe los pagos en la casilla 8, "pagos sustitutos en lugar de dividendos o intereses", o en la casilla 14, "ingresos brutos pagados a un abogado", envíe Copias B antes del 31 de enero de 2013. Copias B que incluyen la casilla 8 o 14 pagos deben enviarse por correo antes del 15 de febrero de 2013.

Penalizaciones

Las nuevas multas más altas introducidas con la Ley de Empleos para Pequeñas Empresas siguen vigentes a partir del 1 de enero de 2011. Se aplica una multa mínima de $ 250 por 1099 con lo que el IRS denomina "indiferencia intencional" para proporcionar información precisa ahora. La presentación tardía pero dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite implica una multa de primer nivel de $ 30 por 1099, con un máximo de $ 75, 000 para pequeñas empresas. La presentación con más de 30 días de retraso pero antes del 1 de agosto provoca una multa por formulario de $ 60 hasta un total de $ 200, 000, mientras que no se presenta, o la presentación después del 1 de agosto le costará $ 100 por formulario hasta $ 500, 000.

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