10 consejos para la etiqueta de correo electrónico de negocios
El correo electrónico comercial prácticamente ha reemplazado la correspondencia impresa, pero eso no significa que este enfoque más rápido de la comunicación sea menos profesional que su contraparte tradicional. La etiqueta de correo electrónico de negocios en realidad puede tener más requisitos que el correo postal, especialmente cuando se trata de utilizar funciones de correo electrónico como Forward, CC y BCC.
Use una línea de asunto informativa
Seleccionar la línea de asunto correcta no solo llama la atención a su correo electrónico, sino que también es una forma inteligente de llamar la atención sobre el tema en cuestión y evitar confusiones. Si está escribiendo para programar una llamada de conferencia, "estafa" no es una buena línea de asunto. La "llamada en conferencia con el almacén de Joe" brinda a los destinatarios más información y facilita la búsqueda en su bandeja de entrada y los archivos de referencia cuando necesita recuperar algo en el futuro.
Sea juicioso en el Send To Line
Cualquier persona que haya estado involucrada en una interminable cadena de "respuesta a todos" de un correo electrónico se da cuenta de que no todos deben copiarse en cada correo electrónico todo el tiempo. Cuando decida quién debe recibir su correo electrónico, pregúntese si esa persona realmente necesita estar al tanto. Si está programando una reunión con su CEO, copie a su asistente y al asistente de su jefe para ayudar a coordinar el proceso, pero no es necesario recurrir a los demás a menos que tengan una participación especial en la reunión o su resultado.
Saber a quién cc
Por supuesto, hay ocasiones en que es apropiado copiar o copiar varias otras partes. Esto incluye cuando el correo electrónico es:
- Encontrar horarios para una reunión de grupo.
- Solicitar aportes sobre una idea o proyecto de proyecto
- Mantener a alguien como un administrador de proyectos en el ciclo de conversación
Muchas personas utilizan la función CC del correo electrónico de negocios para demostrar a otros que se están tomando medidas. Por ejemplo, si se comunica con un cliente potencial, podría enviar un mensaje de control a su jefe para indicar que la interacción va bien como una cortesía o FYI.
Utilice la copia oculta principalmente para la privacidad del destinatario
Copiar a ciegas es más una cuestión de sentido común que un asunto de etiqueta, pero hay un momento y lugar para su uso, particularmente como una función de privacidad. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico de un grupo grande, digamos a un grupo de clientes en particular, el uso de la función BCC le permite mantener la lista de destinatarios privada. Sin embargo, no haga un mal uso de la función, haciendo un bucle en partes inapropiadas a una conversación que parece ser privada.
Tenga cuidado con los delanteros
La función de reenvío del correo electrónico es un método de correo electrónico comercial conveniente pero potencialmente peligroso si se usa incorrectamente. Al reenviar un correo electrónico, lea atentamente el contenido de todo el mensaje, especialmente si se trata de una cadena, antes de pulsar Enviar. En los mensajes de grupo, a veces se agrega o se quita un destinatario, especialmente si hay una conversación en curso de carácter confidencial. No desea reenviar inadvertidamente algo que muestre una conversación o material que no está pensado para ellos.
No utilice rutinariamente la respuesta a todos
Al igual que los CC sin fin y los futuros, la función Responder a todos puede ser útil o molesta. Considere si realmente necesita responder a todos en un correo electrónico de grupo o si las partes no involucradas pueden ser eliminadas de la cadena. Esto es especialmente importante cuando se trata de listas de grupos de correo electrónico.
Adjuntos de referencia en su correo electrónico
El correo electrónico facilita el intercambio rápido de documentos, presentaciones, diapositivas y fotos. Sin embargo, cuando se trata de reenviar un archivo adjunto, la mayoría de los sistemas eliminan los archivos adjuntos después de una o dos rondas para ahorrar espacio en el servidor. Si está enviando un archivo adjunto a alguien, consúltelo en su correo electrónico y verifique que esté adjunto antes de enviarlo.
Deja de decir 'si'
Y deja de decir "no" también. El correo electrónico comercial es una forma rápida de hacer preguntas rápidas a los colegas, y si bien puede ser fácil responder con un sí o un no rápido, asegúrese de que su respuesta sea clara y no requiera aclaración. Si alguien hace dos preguntas en un correo electrónico, responda con dos respuestas y haga que su mensaje sea preciso.
Observar las nicetías básicas
Aún se requiere profesionalismo en los correos electrónicos comerciales, especialmente cuando se envía un correo electrónico a superiores o clientes, y cuando se manejan problemas delicados de servicio al cliente. En particular, la primera parte de una cadena de correo electrónico debe comenzar con un saludo como "Hola" o "Estimado". Use un bloque de firma al final de su correo electrónico que incluya su título e información de contacto también.
No abuse de la característica de alta prioridad
No seas el chico que lloró lobo al marcar todo como "Urgente". Es irritante, y tus colegas y clientes crecerán para resentirse. Un cambio en la agenda para una reunión con el jefe que comienza en cinco minutos es urgente. Donas gratis en la sala de descanso el próximo viernes no es.
Cuando se trata de correspondencia comercial, siempre es mejor equivocarse del lado del profesionalismo y de los protocolos de correspondencia tradicionales que dar la impresión de que es flip o descuidado.