¿Quién está autorizado para firmar un W9?

El propósito de un formulario W9 es proporcionar una entidad que emita pagos imponibles a una compañía con el número de identificación fiscal federal de la compañía. El IRS utiliza un W9 para hacer coincidir los ingresos que los destinatarios informan con los pagos que informan los beneficiarios, lo que reduce la probabilidad de fraude fiscal. Aunque solo un funcionario corporativo autorizado puede firmar algunos formularios de impuestos, un formulario W9 no es uno de ellos.

Formulario w9

Para completar el formulario W9, la persona que complete el formulario debe conocer el nombre de la empresa y la dirección de la entidad que informa y el tipo de entidad, como una compañía de responsabilidad limitada o una corporación. La persona que completa el formulario también debe saber el número de identificación del empleador de la entidad y si la organización está exenta de la retención de respaldo.

Persona estadounidense

La persona que firma un W9 debe ser una "persona estadounidense". Eso significa que el firmante debe ser un individuo que sea ciudadano de los Estados Unidos o un extranjero residente en los Estados Unidos. El firmante debe tener el consentimiento de la organización para firmar un W9 en su nombre, pero el consentimiento puede ser oral o implícito. No hay ningún requisito para que una empresa cree una autorización por escrito para firmar un W9.

Política de la compañía

Una empresa puede establecer una política que especifique quién está autorizado para firmar un W9 en su nombre. Si una empresa adopta dicha política, puede restringir a los firmantes a los empleados que cumplan con los requisitos de ciudadanía o residencia de los EE. UU. Y que también tengan conocimiento personal del número de identificación del empleador de la empresa. En ausencia de una política, prácticamente cualquier empleado que sea una persona de los EE. UU. Y que conozca la información solicitada en el W9 puede firmar el formulario.

Penalizaciones

El firmante de un W9 certifica bajo pena de perjurio que la información proporcionada es verdadera. La falsificación intencional de una certificación en un W9 puede dar lugar a sanciones penales. La compañía del firmante también puede enfrentar una sanción civil; sin embargo, es improbable que se aplique una multa si el firmante tiene una razón válida para proporcionar información falsa.