¿Qué hace que un participante de la reunión sea malo?

Una reunión puede ser un evento altamente productivo donde se toman decisiones y se alcanza un consenso. O puede prolongarse durante horas, logrando poco, excepto para probar la paciencia de todos. El liderazgo sólido juega un papel primordial en el éxito de una reunión. La planificación cuidadosa por adelantado y el control sobre el intercambio de ideas durante la reunión son vitales. Sin embargo, mucho depende también de la cooperación de los asistentes. Mientras que los buenos participantes de la reunión pueden hacer maravillas para mejorar su agenda, los malos participantes pueden detener la reunión en su camino. Aprenda a reconocer a los asistentes difíciles para poder evitarlos antes de que descarrilen su próxima reunión.

Falta de preparacion

Las reuniones productivas a menudo comienzan de antemano, con la distribución de una agenda que asigna roles a los participantes. Las personas que planean la reunión pueden solicitar a los asistentes que se familiaricen con un problema, aportar una solución a un problema particular o completar una tarea e informar sobre los resultados. Los participantes que no sigan adelante harán que la reunión sea menos productiva, en el mejor de los casos. En el peor de los casos, pueden crear cuellos de botella que impiden que la reunión logre su propósito.

Alejarse de la agenda

Las reuniones deben estar enfocadas y enfocadas para que todas las discusiones apoyen la agenda y muevan al grupo hacia la realización de los objetivos de la reunión. Un mal participante ofrece comentarios y preguntas que se desvían de la agenda hacia temas irrelevantes. Tales individuos obligan al líder de la reunión a cambiar continuamente de marcha. El resultado es a menudo una reunión improductiva en la que el líder pasa menos tiempo siguiendo la agenda que recordando a los participantes la intención de la agenda.

Llevando a cabo conversaciones laterales

Los participantes que inician conversaciones secundarias demuestran distraer no solo a las personas con las que se involucran directamente, sino a todos los que escuchan o ven susurros. A menudo es posible evitar esta situación pidiéndoles a los asistentes que hablen solo cuando se les reconozca, y que se reúnan de forma independiente, después de la reunión, para hacer un seguimiento de los colegas con los que están trabajando.

Uso del teléfono o computadora portátil

Los participantes incorrectos de la reunión verifican el correo electrónico, el correo de voz y otras comunicaciones electrónicas durante las reuniones. Además de la rudeza y el potencial de distracción causados ​​por la falta de atención de tal participante, también es posible, e incluso probable, que la persona pierda información importante. Los asistentes que deben estar disponibles durante las reuniones deben recibir instrucciones para mantener sus teléfonos fuera de la vista y salir de la sala en silencio si se recibe una llamada vital. Tener que salir de la sala para responder a un mensaje puede disuadir a los asistentes de responder innecesariamente.

Falta de retroalimentación apropiada

Los participantes de la reunión deben ofrecer comentarios en el momento adecuado. Los malos participantes se quejan de su disgusto de manera inapropiada, como a través de comentarios a otros asistentes o en quejas posteriores a la reunión a compañeros de trabajo. Los miembros del personal deben tener una salida para una crítica constructiva, ya sea a través de un comentario o una sesión de preguntas y respuestas antes de que finalice la reunión o a través de un seguimiento con un líder de la reunión o un miembro del personal directivo.

Recomendado

La importancia de una PMO en la gestión de cartera
2019
Cómo construir un negocio de panadería en línea
2019
Acuerdo de fusión LLC
2019