¿Qué es importante tener en cuenta al escribir una carta de negocios?
Una carta de presentación, una respuesta a una consulta del cliente y una carta de cobro que solicita un pago inmediato son ejemplos de cartas que deben seguir un formato comercial. Aunque las cartas comerciales no son excepcionalmente difíciles de escribir, son significativamente diferentes de una carta académica o personal. Ser consciente de los conceptos básicos de las cartas de negocios, sin embargo, puede hacer que su correspondencia sea más profesional y efectiva.
Perspectiva de la escritura de negocios
Es de suma importancia tener en mente las expectativas, los objetivos, las situaciones y las necesidades del lector o de los lectores. Por esta razón, una carta de negocios no solo debe adoptar un enfoque centrado en el lector, sino también ser retóricamente consciente. La conciencia se refiere a pensar primero y principalmente sobre sus lectores, lo que esperan obtener de la comunicación y lo que necesita incluir en el cuerpo de la carta para cumplir con las expectativas del lector. Luego, asegúrese de que la información que proporcione sea utilizable y fácil de entender.
Enfatice lo positivo
La mayoría de los lectores, independientemente del tipo de letra, responderán más favorablemente a la verborrea positiva que a la negativa. Debido a esto, es importante centrarse en la verborrea positiva, independientemente de si una carta comercial presenta información positiva o negativa. Trate de evitar el uso de palabras con connotaciones negativas, incluyendo palabras como no, rechazar, desafortunadamente y fallar. Al escribir una carta de cobro, por ejemplo, comience agradeciendo a la persona por ser un cliente. Continúe con la vergüenza de que, dentro de los límites de la política de crédito de la empresa, le permite al cliente saber que, si bien su cuenta está en mora o tiene un pago atrasado, está dispuesto a trabajar con el cliente para encontrar una solución mutuamente aceptable.
Corto, conciso y sencillo
Breve, conciso y simple son tres palabras importantes que se deben tener en cuenta al escribir cartas comerciales. El tiempo es dinero en el mundo de los negocios y si su carta es larga y larga, existe la posibilidad de que el lector la deje a un lado. Si esto sucede, se leerá en una fecha muy posterior o posiblemente nunca se leerá. Llegue al punto e intente redactar una carta comercial con la menor cantidad de palabras posibles. Una guía general es mantener una carta comercial en una sola página escrita a máquina.
Probar, editar y leer
Nunca envíe una carta comercial sin antes realizar una prueba de errores ortográficos y gramaticales. Además, revise la letra en busca de palabras largas, jerga técnica, pensamientos confusos u oraciones y errores tipográficos. Léalo en voz alta o pídale a un colega que lo lea para tener una idea de cómo sonará al lector. Si necesita modificar o editar la carta de alguna manera, revise, lea y lea la carta en voz alta una vez más antes de enviarla.