¿Cuáles son los beneficios de la planificación y programación?

Además de la organización adecuada, administrar una pequeña empresa requiere planificación y programación, dos elementos clave de la gestión eficaz del proyecto. Como propietario de un negocio responsable, es beneficioso establecer un plan claro con un programa que lo acompañe para que usted y sus empleados puedan lograr sus objetivos. No reveles los detalles de tu plan poco a poco. Es mejor escribir el plan en su totalidad, distribuirlo a todos los involucrados y luego hacer los ajustes necesarios.

Propina

• La planificación y la programación agilizan la comunicación, ayudan a controlar los costos y ayudan a evitar conflictos de programación.

Motivación para lograr metas

Cuando tiene un plan y un cronograma escritos, es similar a mantener una lista de "tareas pendientes" para su negocio. Completar y marcar los elementos de su plan lo ayudará a motivar a usted y a sus empleados a lograr los objetivos de su proyecto. Cada elemento que complete representa un éxito para usted y su negocio.

Con el programa adjunto, también puede supervisar y celebrar el logro de ese objetivo a tiempo o antes de lo programado. Incluso si no cumple con ese cronograma, puede usar la información para hacer una estimación más realista para ese tipo de proyecto en el futuro.

Agiliza la comunicación del equipo

Cuando planifica y programa sus proyectos, también ayuda a mejorar la comunicación entre su equipo. Todos los miembros tienen la misma pauta que seguir cuando trabajan, por lo que todos están en la misma página. Si alguno de sus empleados está confundido sobre el proceso o el calendario, pueden simplemente referirse al plan escrito.

Como gerente, también puede usar el plan como guía cuando se comunique con su equipo en las reuniones de progreso. Dado que todo está escrito, hay poco espacio para desacuerdos o confusión.

Mantiene los costos bajo control

Un plan y cronograma de proyecto bien desarrollado también le permite administrar los costos de su proyecto de manera más eficiente. Al desarrollar el plan, puede enumerar la inversión estimada requerida para completar cada paso y luego calcular el costo total del proyecto. A medida que recorre cada paso de su plan, puede monitorear qué tan cerca se está ajustando a sus estimaciones de costos, hacer ajustes y explorar opciones alternativas si encuentra que su curso de acción original no es consistente con su presupuesto.

Preparación para lo inesperado

Otro beneficio de la planificación y la programación es que su pequeña empresa está mejor preparada en caso de que ocurra algo inesperado en comparación con no esbozar un plan con anticipación. Un plan completo contiene múltiples soluciones, una como el curso de acción principal y el resto como copias de seguridad de esa opción preferida. Si ocurre algo inesperado, entonces puede predeterminar "Plan B" y continuar sin interrupciones en todo el proyecto.