¿Qué actividades debe realizar para contabilizar correctamente su inventario al final del año?

Contabilizar su inventario al final del año fiscal significa verificar que el stock que se encuentra en los almacenes de acuerdo con los registros comerciales está realmente presente físicamente. Esto es importante porque puede tener discrepancias generales debido a errores de recepción, roturas, errores de empaque y robo. Hacer un inventario al final de cada año y corregir los números cuando sea necesario evita que se acumulen errores durante muchos años. Los grandes errores en el inventario pueden causar la interrupción de su negocio debido a condiciones inesperadas de falta de existencias y poner en duda la exactitud de los libros de su empresa.

Cerrar transacciones

No puede realizar un inventario de fin de año cuando tiene transacciones abiertas en las cuentas. Debe haber enviado todas las ventas del año y haber recibido todas las compras del año. Cuando complete todas estas operaciones, debe registrarlas en los libros de la compañía y cerrar todas las transacciones en las cuentas, su compañía ha alcanzado un estado claramente definido. En este punto, el inventario en los libros debe coincidir con el inventario que usted tiene físicamente en los almacenes. Si no puede cerrar todas las transacciones, debe aplicar las correcciones correspondientes en la etapa de conciliación.

Inventario Físico

Tomar su inventario físico significa ingresar al almacén, identificar todos los artículos que tiene almacenados allí, contar cuántos de cada artículo están presentes y registrar las cantidades. Para mayor precisión, debe contar con equipos de dos personas que hagan el conteo, uno verificando el material y el otro registrando los números en los formularios de informe. Sus equipos deben contar los artículos que están en orden, pero también contar e identificar los artículos rotos, el material etiquetado incorrectamente y los productos empacados incorrectamente.

Conciliar inventario

Un inventario físico usualmente mostrará recuentos de materiales que no corresponden a los registros en las cuentas. La reconciliación trata de explicar por qué los números no coinciden. Cuando el inventario físico muestra que ha tenido problemas de inventario, como roturas o empaque incorrecto, el tener en cuenta los números correspondientes a menudo concilia el conteo físico con los libros. Si tiene discrepancias inexplicables, la conciliación debe tomar nota de éstas y resaltar que no fue posible conciliar los números para esos artículos en particular. En ocasiones, tendrá que hacer correcciones en esta etapa para tener en cuenta las transacciones que aún no se han cerrado.

Informe

Una vez que haya completado el inventario físico y se haya realizado la conciliación, informe los resultados a la administración para que tome medidas adicionales. Por un lado, debe identificar las fuentes de discrepancias serias para que la administración pueda tomar medidas para evitar que se repita el problema. Por otro lado, las diferencias irreconciliables en el inventario deben llevar a una actualización de los números en las cuentas para reflejar las cantidades reales disponibles. La gerencia debe decidir cómo registrar dichos cambios en los libros de la compañía, ya sea para cancelar las pérdidas, compensarlas con las ganancias o ajustar el inventario físico para que coincida con los libros. Una vez completadas, dichas actualizaciones y ajustes permiten a la compañía comenzar el nuevo año fiscal con el inventario físico que coincide con los números de inventario en sus cuentas.