Sistema de seguimiento e inventario
Los sistemas de seguimiento de inventario se han desarrollado mucho con el tiempo. Hace muchos años, los sistemas de seguimiento de inventario consistían en anotar manualmente cada transacción de inventario en una tarjeta de archivo conocida como cardex. Hoy en día, los sistemas de gestión de inventario rastrean el movimiento del inventario con precisión quirúrgica. Los sistemas actuales pueden rastrear el inventario desde el punto de origen hasta la entrega final al cliente. Aunque los sistemas varían en funcionalidad, cada uno busca proporcionar información crítica para la toma de decisiones a sus usuarios.
Significado
Casi todas las empresas utilizan el inventario como parte de sus operaciones comerciales. Algunas compañías compran inventarios de otros para revender, mientras que otras compran inventarios llamados componentes para usar en la creación de productos terminados. Cualquiera que sea la categoría de una empresa, el inventario representa una importante inversión de capital para la mayoría de las empresas. Es imperativo saber cuánto inventario posee una compañía en unidades y dólares para administrar y optimizar esta inversión de capital. Los sistemas de gestión de inventario realizan estas funciones de seguimiento y gestión.
Seguimiento de inventario
Un sistema de gestión de inventario bien implementado permite a una empresa saber exactamente dónde reside su inversión en inventario mientras está bajo su control. Los sistemas de gestión de inventario rastrean el inventario basado en transacciones. Normalmente, el inventario se etiqueta con datos identificables, como un número de unidad de mantenimiento de existencias. Este SKU identifica productos basados en características individuales, tales como unidad de medida, tamaño, peso, precio y contenedorización. Todos estos datos residen en un código de barras o una etiqueta de identificación de radiofrecuencia. Las empresas utilizan el sistema de gestión de inventario para rastrear el movimiento de cada SKU a lo largo de la cadena de suministro de la compañía.
En acción
Al llegar a un almacén, los trabajadores escanean el código de barras del producto o la etiqueta RFID. Esto crea una transacción de recepción en el sistema que indica que el inventario ha llegado al almacén. Una vez que los trabajadores colocan el inventario en su ubicación correcta, lo escanean nuevamente, creando otra transacción del sistema llamada transacción de almacenamiento. Cada vez que un trabajador escanea el inventario, el sistema crea una transacción del escaneo. Estas transacciones rastrean el movimiento de un lugar a otro. La administración de inventario puede buscar en el sistema y ver cada movimiento asociado con un SKU.
Uso al por menor
El seguimiento de inventario en el entorno minorista se parece al del entorno de almacén. La mayoría de los minoristas utilizan un sistema de punto de venta para rastrear su inventario. Los artículos minoristas suelen llevar un tipo específico de código de barras diseñado para escanear fácilmente a través de un sistema POS de los minoristas. Cada vez que un artículo se escanea a través de un sistema POS, genera automáticamente datos de ventas al minorista. Los minoristas también usan estos códigos de barras para escanear y rastrear el inventario luego de ser entregados a la tienda. El seguimiento del inventario mediante sistemas de POS y códigos de barras permite al minorista tener información actualizada sobre el estado del inventario y las ventas.
Consideraciones
Los sistemas de gestión de inventario pueden rastrear millones de productos o solo algunos, pero el verdadero desafío se presenta en forma de interacción humana con el sistema. Un sistema es tan bueno como los datos que recibe y, por lo general, los datos provienen de personas que utilizan el sistema. Mantener un sistema de inventario preciso que rastree correctamente el movimiento del inventario requiere controles estrictos de los procesos de negocios, capacitación adecuada sobre el uso del sistema y un control de calidad continuo sobre los sistemas y procesos.