Estrategias de reducción de costos a largo plazo para proyectos
Una empresa generalmente instituye medidas de reducción de costos para impulsar el impacto de una recesión económica o como parte de una estrategia presupuestaria a largo plazo. Las técnicas de reducción de costos para los proyectos son parte de las estrategias a largo plazo y con frecuencia son similares a las técnicas utilizadas para reducir los costos operativos generales. Un gerente de proyecto puede reducir los gastos controlables al acercarse al ahorro de costos como un elemento central al inicio del proyecto, implementándolo de manera efectiva en la cultura del equipo del proyecto.
Costos de los conductores
"Las empresas no logran diferenciar entre costos buenos y costos malos", afirma Jonathan Tate, socio de PricewaterhouseCoopers y patrocinador del informe Strange Days - ¿Están las empresas equipadas para aprovechar la oportunidad en un mundo impredecible? Diferenciar entre costos buenos y malos implica revisar los impulsores de costos de su proyecto, representados por cada elemento del presupuesto del proyecto. Los buenos costos son aquellos que empujan el proyecto hacia el cumplimiento de su objetivo, como el gasto en marketing dirigido, investigación y desarrollo. Los malos costos no favorecen directamente las metas u objetivos del proyecto, áreas como adquisiciones no controladas y personal de apoyo ineficiente.
Labor
El costo más significativo asociado con los proyectos generalmente se relaciona con la mano de obra. El ahorro de costos a largo plazo puede lograrse utilizando personal a tiempo parcial o temporal con el conocimiento y la experiencia necesarios para ciertas funciones de apoyo a proyectos. Esto puede reducir los costos relacionados con los beneficios de empleo que tendrían que pagarse para el personal del proyecto a tiempo completo.
Además, cuando el equipo del proyecto requiere la capacitación y el desarrollo específicos necesarios para el proyecto, haga que un miembro del proyecto obtenga la capacitación y proporcione instrucción a los demás. El miembro del equipo con entrenamiento directo también puede tomar la iniciativa en asuntos donde el entrenamiento entra directamente en juego.
Obtención
La adquisición del proyecto se relaciona con la adquisición de bienes y servicios necesarios para respaldar las actividades y tareas de un proyecto. Integre prácticas rentables en la estrategia de adquisición del proyecto para obtener ahorros a largo plazo. Primero, asegúrese de que haya una clara necesidad de los bienes y servicios. Por ejemplo, ciertos bienes y servicios pueden ser compartidos o derivados de otras áreas de la compañía que no son directamente parte de la función del proyecto. Además, antes de realizar un pedido, compare los precios de los suministros y proveedores disponibles y haga de las negociaciones de plazos de precios una parte clave del proceso de contratación.
Comunicaciones
Se pueden lograr estrategias a largo plazo para reducir los costos de comunicación en un proyecto al alentar a los miembros del equipo del proyecto a utilizar los medios más rentables de comunicación. Por ejemplo, esto podría significar enviar un fax en lugar de utilizar el sistema de correo de EE. UU. Siempre que sea posible. Las reuniones del proyecto que pueden llevarse a cabo a través de conferencias telefónicas o medios basados en la web pueden utilizarse para reducir los costos que pueden estar relacionados con los viajes. Incluya una lista de estos tipos de estrategias de ahorro de costos directamente en el plan del proyecto para su distribución a los miembros del equipo.