Cheques de nómina en vivo frente a depósitos directos

Como empleador, puede pagar a sus empleados con un depósito directo en lugar de un cheque en papel. Las leyes estatales le permiten utilizar cualquiera de estos métodos para pagar a los trabajadores, siempre y cuando emita el cheque o el depósito directo en un día de pago programado regularmente. Los empleados obtienen acceso a su dinero más rápidamente con el depósito directo, pero desde el punto de vista del empleador, existen dos ventajas y desventajas para estos dos métodos de pago.

Pagos

Cuando emite cheques de pago en papel, tiene que comprar un suministro de cheques comerciales, y si tiene una gran cantidad de empleados, es posible que tenga que pedir constantemente más cheques. Una vez que tenga los cheques, también tendrá que pagar el costo de impresión de los cheques, a menos que deba reservar un tiempo para escribir los cheques a mano. Si paga a sus empleados con depósito directo, elimina los costos asociados con los cheques y ahorra tiempo en el procesamiento de pagos, ya que realiza sus pagos en línea.

Acceso

Si bien las leyes estatales le permiten pagar a sus empleados con un depósito directo en lugar de un cheque, no puede pagar a un empleado con un depósito directo a menos que ese empleado tenga una cuenta. Los bancos no tienen que abrir cuentas para todos y muchos bancos se niegan a abrir cuentas para personas con mal crédito. En contraste, cualquier persona con una forma de identificación válida puede cobrar un cheque, incluso si el cobro del cheque implica el pago de una tarifa a un banco o centro de cambio de cheques, aunque a veces dichas tarifas son contrarias a la ley estatal. Por lo tanto, puede pagar a todos con cheques, pero no puede pagar a todos con depósito directo.

Matrícula

En muchos estados, los bancos pueden evaluar los cargos por cambio de cheques en los cheques de nómina, pero en algunos estados, los empleados tienen derecho a recibir su salario sin tener que pagar una tarifa a un banco. Si paga a sus empleados con cheques en Oregón, tiene que emitir esos cheques contra un banco que tiene sucursales en el condado donde opera el negocio, y el banco no puede cobrar tarifas de cambio de cheques. Como muchos bancos cobran estas tarifas como estándar para quienes no tienen una cuenta, es posible que tenga que cambiar su cuenta a un nuevo banco para cumplir con las leyes estatales. Otros estados, incluyendo California, tienen leyes similares. En contraste, sus empleados no pagan nada cuando sus salarios se depositan directamente en una cuenta bancaria, lo que significa que usted puede pagar a sus empleados con una cuenta en cualquier banco.

Fraude

Si paga a sus empleados con depósito directo, entonces los estados de cuenta bancarios de sus empleados pueden mostrar el nombre de su compañía junto con el monto del depósito, pero el estado de cuenta no revela su número de cuenta. Los cheques en papel contienen su número de cuenta, el número de ruta del banco y el nombre y la dirección de la empresa. Un estafador podría usar esa información para obtener acceso no autorizado a sus cuentas. Si eso ocurre, es posible que tenga que congelar sus cuentas y abrir nuevas cuentas, y dependiendo de las leyes de responsabilidad de su estado, incluso tendrá que absorber algunas de las pérdidas de la actividad fraudulenta. Un cheque perdido o un cheque en manos de un empleado descontento podría exponer a su empresa a un fraude, mientras que los depósitos directos no lo exponen a ningún peligro.