Funciones de administración de contratos de arrendamiento
La administración de contratos de arrendamiento es una función esencial en cualquier negocio, especialmente aquellos que se ocupan de bienes raíces y empresas de leasing. No solo implica la preparación de contratos de arrendamiento y la difusión de copias ejecutadas a los clientes, sino que también implica el mantenimiento de una base de datos, una evaluación periódica para determinar el cumplimiento de los términos de arrendamiento y una revisión periódica para evaluar la utilidad y la efectividad del acuerdo.
Preparación de arrendamiento
La administración del contrato de arrendamiento comienza con la toma de decisiones de ocupación y la preparación de arrendamientos de acuerdo con los términos y condiciones que funcionan para el arrendador, la persona que arrienda su propiedad, y el arrendatario, la persona que la alquila. La práctica general es que el arrendador prepare el contrato que establece los términos del acuerdo y lo presente al arrendatario para su aprobación y consentimiento. Una vez que ambas partes firman, el arrendador entrega una copia al arrendatario y la guarda para sus propios registros.
Mantenimiento de base de datos
Una empresa debe mantener un registro de sus diversos contratos de arrendamiento en cumplimiento de las prácticas adecuadas de mantenimiento de registros y también para mantener un registro en papel como documentación de respaldo para informes financieros y fiscales. Las empresas pueden tener una variedad de contratos de arrendamiento relacionados con locales, vehículos, equipos y otras opciones de arrendamiento. El administrador del contrato de arrendamiento organiza los acuerdos en una base de datos completa y actualizada periódicamente para facilitar su consulta.
Cumplimiento de las obligaciones de arrendamiento
La evaluación periódica de los arrendamientos para garantizar el cumplimiento de los términos, condiciones, fechas, alquileres y otras estipulaciones es una función del departamento o personal de administración de contratos de arrendamiento. Los contratos de arrendamiento generalmente contienen condiciones relacionadas con el uso, mantenimiento y liberación de la propiedad que las partes deben cumplir. Por ejemplo, el contrato de arrendamiento podría requerir que el arrendador inspeccione la propiedad cada año y realice las reparaciones que resulten del desgaste. El departamento de administración de contratos de arrendamiento está a cargo de administrar todas las obligaciones del acuerdo.
Revisión del contrato
El departamento de administración de contratos de arrendamiento negocia y revisa los términos del contrato de arrendamiento para garantizar que el acuerdo resultante cumpla con los requisitos del negocio. El administrador del contrato de arrendamiento interactúa con otros gerentes sénior para garantizar que los gastos o ingresos del arrendamiento estén en línea con los objetivos financieros de la organización. En el caso de una renovación del contrato de arrendamiento, si los términos existentes ya no son competitivos, el administrador del contrato de arrendamiento negocia mejores términos. El departamento de administración de contratos de arrendamiento se ocupa de cualquier disputa que pueda surgir de los contratos de arrendamiento del negocio.