Estrategias de escritura clave en los negocios
Estrategias de escritura clave en las comunicaciones de ayuda empresarial. Saber cómo elaborar una carta o documento importante aumenta el valor de un ejecutivo o empleado para la organización. La redacción comercial requiere una cuidadosa investigación, pensamiento y disciplina. El escritor puede crear varios borradores antes de que una versión final esté lista. Es importante no apresurar la redacción comercial, ya que los errores de comunicación en los negocios son potencialmente embarazosos y costosos si resultan en oportunidades perdidas, confusión entre los empleados o insatisfacción del cliente.
Tono
La selección del tono adecuado es fundamental en la redacción comercial. La Universidad de Purdue informa que el tono refleja la actitud y el acercamiento del escritor al mensaje y al lector. Un tono áspero y apresurado puede desviar el mensaje y transmitir un tema no deseado. Las cartas comerciales, los memos y los informes deben reflejar confianza, sinceridad y cortesía. Comprender la razón de la correspondencia ayuda a establecer el tono correcto. Un tono cálido y amistoso es adecuado para felicitar a un empleado por un logro, pero una reprimenda requiere un tono claro, directo y autoritario. Los mensajes negativos, como una reprimenda, no deben atacar a la persona, sino centrarse en las acciones que causan la reprimenda.
Idioma
El lenguaje no discriminatorio es el mejor para la escritura de negocios. Un documento comercial debe evitar términos o frases estereotipadas que impliquen género. Por ejemplo, no es correcto enviar una invitación de la fiesta para “gerentes y sus esposas”. Eso implica que solo los hombres son gerentes. Invitar a los "gerentes y sus cónyuges" no es discriminatorio. También es preferible utilizar títulos de trabajo neutros cuando sea posible, como "presidente" en lugar de "presidente" cuando el escritor de negocios no sabe si el presidente es un hombre o una mujer.
Oportunidad
Los escritores de negocios generalmente deben evitar términos y frases complejas, a menos que estén escribiendo para una audiencia específica que esté familiarizada con los términos. Una enfermera que escribe a otro funcionario de atención médica puede usar palabras y frases que no sean adecuadas para una nota similar para el paciente. Por lo general, es mejor mantener la escritura general de negocios clara y simple.
Gramática
Los errores en la ortografía, la puntuación o la estructura de las oraciones arruinan la escritura comercial, incluso si el escritor sigue estrategias sólidas en todas las demás áreas. Las personas que escriben documentos comerciales deben esforzarse por lograr una gramática perfecta. Hacer los hechos correctos es igualmente importante. Eso incluye la ortografía correcta de todos los nombres y la verificación doble de hechos, como fechas, horas y lugares.