Las debilidades de control interno de un sistema de nómina.
Los sistemas computarizados de nómina de hoy hacen que el tiempo de informe trabajado y el manejo de otras funciones de nómina sean fáciles y automáticos. Proporcionan docenas de informes de nómina para auditoría y documentación. Ofrecen seguridad a través de la mano, huellas dactilares e incluso sistemas de reloj de reconocimiento de ojos para evitar informes falsos en tiempo de trabajo. Pueden acumular automáticamente el tiempo libre pagado y otros beneficios para empleados en función del tiempo trabajado. También son vulnerables en manos de empleados deshonestos que tienen acceso y derechos administrativos a esos sistemas.
Ingreso de datos de tiempo de nómina
Los sistemas de nómina utilizan códigos de empleados individuales u otros métodos de reconocimiento para garantizar que los empleados informen sus propias horas trabajadas. Debido a que los códigos se pueden compartir, un empleado todavía podría registrar falsamente el uso de otro simplemente usando el código de otro empleado. Los manuales de los empleados deben indicar claramente el procedimiento adecuado para registrar la entrada y salida y las consecuencias de ingresar información falsa sobre la nómina. Los recursos humanos deben establecer procedimientos claros para solicitar tiempo libre y cambios en las tasas de pago de los empleados. Se deben requerir firmas para cualquier transacción que afecte la tasa de pago de un empleado o el procesamiento de la nómina.
División de Procesamiento de Nómina
Los recursos humanos a menudo son responsables de configurar nuevos empleados en el sistema de nómina, procesar datos de nómina y distribuir cheques de pago. El ingreso de los datos de la nómina y el procesamiento de los cheques de pago se deben dividir entre recursos humanos y contabilidad para garantizar que una persona o departamento no pueda completar el ciclo de la nómina sin un control exhaustivo. Sin una separación de responsabilidades, un empleado deshonesto podría establecer un empleado falso, registrar el tiempo trabajado o las horas de vacaciones y desviar el dinero a una cuenta personal a través del depósito directo. Hay menos oportunidad de desviar fondos cuando un departamento ingresa datos y el otro procesa los datos de nómina y recibe cheques de pago.
Falta de una vista previa de nómina
Antes de procesar los cheques de pago, los sistemas de nómina producirán un conjunto de informes que se pueden revisar para verificar su exactitud antes de que se impriman los cheques "en vivo" y se activen los depósitos directos. La vista previa de la nómina debe ser realizada por un empleado o departamento que no sea el responsable del procesamiento de la nómina. Los empleados despedidos que todavía reciben cheques de pago, las cantidades excesivas de horas trabajadas o las horas de vacaciones publicadas pueden indicar errores de procesamiento o manipulación de datos. Si bien pueden producirse errores legítimos, los intentos deliberados de desviar fondos podrían pasar desapercibidos sin un "tiempo de espera" para una auditoría rápida.
Falta de auditorías internas sistemáticas
El departamento de contabilidad o finanzas debe capacitar a un empleado para realizar una auditoría interna de nómina al menos trimestralmente. La mayoría de los empleados que malversan con éxito grandes cantidades de dinero lo hacen con el tiempo. Las auditorías periódicas y publicitadas de las funciones de nómina y contabilidad podrían ayudar a disuadir a un empleado deshonesto de establecer un plan para estafar a su empleador y reducir la pérdida financiera.