La importancia de una estructura de desglose de trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) permite a los gerentes de proyecto planificar su trabajo de manera más eficiente. Un proyecto se caracteriza por actividades de tiempo limitado y se le asigna plazos y costos fijos. Cuando finaliza, un proyecto debe satisfacer las necesidades de las partes interesadas para las que fue diseñado. La gerencia del proyecto debe planificar el cronograma, los costos fijos y la integridad funcional del proyecto y asignar responsabilidades. La WBS ayuda a que esta planificación sea coherente y proporciona una ejecución eficaz del proyecto.
Creando tareas medibles e independientes
El propósito principal de una WBS es reducir las actividades complicadas a una colección de tareas. Esto es importante para el gerente del proyecto porque puede supervisar las tareas de manera más efectiva que las actividades complejas. Las tareas deben ser medibles e independientes, con límites claramente definidos. Todo el trabajo del proyecto debe incluirse en una de las tareas y las tareas no deben incluir ningún trabajo que no sea de proyecto.
Asignación de costos a cada tarea
Debido a que las tareas de WBS son medibles, la administración del proyecto puede asignar costos específicos a cada tarea. La WBS permite a los gerentes de proyecto distribuir el presupuesto del proyecto en paquetes definidos vinculados a las tareas y verificar que los costos totales de la tarea no excedan el costo total del proyecto.
Seguimiento del progreso en un horario
La WBS es importante para rastrear el progreso en el cronograma del proyecto. Debido a que las tareas de WBS tienen límites claramente definidos, la administración del proyecto puede determinar qué tan avanzado está el proyecto al verificar cuáles de las tareas están terminadas. Incluso dentro de cada tarea, la administración del proyecto puede verificar la finalización del porcentaje porque cada tarea es medible.
Definir el alcance del proyecto.
Una de las funciones clave de la gestión del proyecto es definir el alcance del proyecto. El desafío es asegurarse de que todo dentro del alcance del proyecto se complete sin realizar ningún trabajo adicional. La WBS ayuda a definir el alcance al enumerar las tareas individuales que conforman el proyecto. El equipo del proyecto completa todas las tareas enumeradas pero no hay trabajo adicional.
Cumplir los propósitos previstos
Un criterio importante para el éxito del proyecto es que cumple con el propósito previsto. Las tareas de la WBS implementan cada una parte de la función general. Una tarea solo se completa cuando cumple su función parcial. Cuando todas las tareas están terminadas, todas las funciones parciales se suman a un proyecto completamente funcional.
Asignar la responsabilidad de las tareas
Una parte importante de la gestión del proyecto es asignar la responsabilidad del trabajo. Con una WBS, la gerencia del proyecto asigna la responsabilidad de cada una de las tareas. El administrador de tareas es responsable de completar todo el alcance del proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con toda su funcionalidad planificada intacta.