Importancia del procedimiento estándar en la adquisición de suministros

En 2012, Deloitte Consulting AG afirmó, en un informe titulado “Enfrentando el desafío de las adquisiciones: la práctica de la estrategia de adquisiciones de Deloitte”, "las adquisiciones han logrado grandes avances como una función en la última década, posicionándose como un socio comercial estratégico". Las empresas que no abordan de manera integral todas las áreas de adquisición pronto se quedarán atrás, predijo el informe. La estandarización, un elemento central del proceso de adquisición, varía de una empresa a otra y tiene varios propósitos. Al adquirir suministros, todas las partes deben cumplir con las pautas establecidas.

Monitoreo del proceso de adquisiciones

Los procedimientos estándar lo guían a través de las diferentes etapas del proceso de adquisición. Puede identificar si el proceso avanza de acuerdo con el plan comparándolo con los estándares y hacer los cambios necesarios dentro de los márgenes que definen. El uso de procedimientos estándar lo ayuda a evaluar el proceso de adjudicación de contratos, por ejemplo. La adhesión a estos procedimientos le permite evitar errores como la falta de notificación a los proveedores sobre el rechazo de sus ofertas.

Mejorar la transparencia

La estandarización de los procedimientos es un elemento crucial para mantener la transparencia, la responsabilidad, la imparcialidad y la imparcialidad en el proceso de adquisición. Ayuda a evitar problemas de corrupción, como que los proveedores sobornen a los responsables del proceso de adquisición, la fijación de los precios de oferta o la adjudicación de contratos a un proveedor sin licitación competitiva. La existencia de estándares ayuda a garantizar que los suministros se obtengan solo de fuentes éticas con buenos registros.

Evaluación eficiente de licitaciones

Su organización puede usar procedimientos estándar para adquisiciones como un punto de referencia para evaluar de manera eficiente cualquier propuesta recibida de proveedores potenciales. Los estándares pueden ayudarlo a determinar la rentabilidad o la calidad de las propuestas enviadas. Esto implica comparar las propuestas con los requisitos mínimos indicados por las normas. La falta de preparación de propuestas de acuerdo con los estándares establecidos hace que las ofertas no sean elegibles para la selección o negociación.

Resolviendo problemas legales

Tener estándares ayuda a evaluar las ofertas que pueden tener diferentes niveles de rendimiento al identificar las que se han desviado de los requisitos de adquisición establecidos. La identificación de tales desviaciones implica compararlas con los procedimientos estándar, después de lo cual los posibles conflictos pueden resolverse en el tribunal utilizando estos estándares. Después del proceso de adquisición, puede consultar los estándares para desenterrar cualquier desviación del proveedor de los requisitos de rendimiento establecidos. Esto puede ahorrarle costos que podrían surgir de los casos de responsabilidad.