Cómo rastrear las cuentas por cobrar de una práctica médica

Las cuentas por cobrar es la cantidad de dinero que sus clientes le deben al final del período contable. Surgen cuando presta sus servicios médicos en términos de crédito. El seguimiento continuo de sus cuentas por cobrar facilita el pago oportuno de sus deudas. Su firma médica corre el riesgo de acumular deudas incobrables si no controla sus cuentas por cobrar. Como tal, la decisión de ofrecer sus servicios de atención médica en términos de crédito viene con la responsabilidad adicional de administrar las cuentas por cobrar.

Facturación a tiempo

Prepare y envíe sus facturas inmediatamente después de prestar servicios médicos a crédito. Cada factura debe tener el nombre del cliente, el número de cuenta, la fecha de la transacción, la descripción de los servicios médicos prestados, los descuentos ofrecidos y el monto total a pagar. Estos detalles serán cruciales en el seguimiento de sus cuentas por cobrar después de transferirlas a sus diarios de ventas y cuentas del libro mayor. Las facturas también son útiles en caso de errores o disputas, como sobrecargos y subcargos, que pueden surgir en el futuro. Haga llamadas de seguimiento para confirmar que sus clientes recibieron sus facturas.

Informe de deudores envejecidos

Un informe de deudores envejecidos es un cronograma de sus deudores, la cantidad que cada cliente debe y las fechas de vencimiento de las deudas. Prepare un informe de deudores envejecidos en una hoja de cálculo de computadora. El informe debe tener columnas para la fecha, nombres de clientes y códigos de cuentas de clientes, así como columnas de 30 días, 60 días, 90 días y 120 días. Enumere a sus clientes en las filas en orden alfabético para facilitar un análisis más fácil. Omita dos filas después del último nombre del cliente e inserte las palabras "Montos totales". Resalte la celda adyacente en la columna de 30 días y haga clic en la suma automática en el menú de la hoja de trabajo para obtener el total de cuentas por cobrar para el período de 30 días. Repita el procedimiento hasta la columna de 120 días. Dicho informe de deudores envejecidos resume las facturas de cada cliente y le permite rastrear el cobro de las deudas a su vencimiento. Por ejemplo, si una factura que debe pagarse 60 días a partir de la fecha de venta se cruza a 90 días, esto debería generar una alarma para que envíe cartas de recordatorio o correos electrónicos para solicitar un pago. Cualquier deuda que permanezca pendiente durante más de 120 días debe desencadenar acciones más agresivas, como comprometer a los cobradores o demandar a los morosos.

Monitoreo de las tasas de recolección

De acuerdo con el sitio web Principles of Accounting.com, puede utilizar el índice de rotación de cuentas por cobrar para controlar su tasa de cobro de deudas. La proporción muestra la cantidad de veces que pudo convertir sus cuentas por cobrar en efectivo durante el período contable. Para calcular el índice de rotación de sus cuentas por cobrar, divida sus ventas netas de crédito por sus cuentas netas promedio por cobrar. El promedio de cuentas por cobrar netas es la suma de sus cuentas por cobrar netas al principio y al final del período dividido por dos. Por ejemplo, si sus ventas netas de crédito fueron de $ 160, 000, las cuentas de apertura netas por cobrar $ 8, 000 y las cuentas de cierre netas por cobrar $ 10, 000, entonces su índice de rotación de cuentas por cobrar será de $ 160, 000 / [$ 8, 000 + $ 10, 000 / 2] = $ 160, 000 / $ 9, 000 = 17.8. Debería poder comparar esta cifra con los períodos contables pasados ​​para evaluar si mantiene o no el historial deseado en su cobro de deudas.

Medidas cautelares

Al prestar sus servicios médicos a crédito, su objetivo debe guiarse por el objetivo de establecer relaciones a largo plazo con los clientes y atraer a clientes de alto perfil, como los clientes corporativos. Sin embargo, es igualmente importante tomar medidas de precaución y evaluar a sus clientes a fondo antes de ofrecer sus servicios médicos en términos de crédito. Lleve a cabo procedimientos de diligencia debida, como verificar los historiales de crédito de sus potenciales clientes crediticios para minimizar la posibilidad de otorgar crédito a un alto número de morosos. Además, es más fácil hacer un seguimiento de sus cuentas por cobrar para su práctica médica cuando tiene un grupo confiable de deudores.

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