Cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales

Es necesario hacer un seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas para fines fiscales y para identificar dónde se pueden hacer recortes, al igual que las grandes empresas. El seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas también permite ajustes en su operación cuando hay cambios económicos o de mercado, como la posibilidad de reducir o aumentar su fuerza laboral, o comprar o vender activos.

1.

Dedique un archivador o un cajón de escritorio para registrar sus gastos comerciales. Cree carpetas con los nombres de cada proveedor, proveedores de servicios públicos, arrendador o deudor hipotecario, y pagos y beneficios para empleados. Según Margaret Randolph, autora de "Seguimiento de sus gastos: un cuaderno de ejercicios: un organizador financiero simplificado", la organización y el seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas pueden identificar fácilmente cuáles son los más importantes y cuáles pueden reducirse.

2.

Divide las carpetas en categorías y alfabetiza. Divídalos usando carpetas que contengan cada gasto en las siguientes categorías: impuestos, empleados, servicios públicos, proveedores, suministros de oficina y cualquier otro que sea relevante para su negocio. Organiza cada carpeta en orden alfabético. Archivarlos en consecuencia. The Small Business Brief recomienda este modelo organizativo para que sean fácilmente accesibles y se puedan buscar.

3.

Crea una hoja de cálculo o usa un programa de software. Ingrese cada factura o compra inmediatamente en su hoja de cálculo o software de contabilidad para proporcionar información o proporcionar documentos a su contador o al Servicio de Impuestos Internos.

4.

Diseñe un sistema de respaldo. Planifique para la contingencia que puede perder sus datos o documentos. Obtenga un sistema de respaldo, que generalmente se ofrece en la mayoría de los programas antivirus y de protección de computadoras, como McAfee y Symantec, o por medio de una cuenta con un sistema de respaldo externo, para evitar la pérdida de datos de su pequeña empresa.