Cómo fusionarse en InDesign

Si recibe correos que se dirigen a su compañía por su nombre, o si ha producido una aplicación de procesamiento de textos utilizada para producir formularios personalizados para sus clientes, ha visto datos variables en acción y los ha puesto a funcionar. Adobe InDesign le permite preparar diseños que pueden aceptar datos variables (texto o imágenes) de un archivo fuente especialmente preparado. Estas capacidades hacen posible preparar listas personalizadas de productos para clientes específicos, enviar postales con los nombres de sus destinatarios o preparar invitaciones a domicilio sin la necesidad de enviar a mano tarjetas de notas o sobres.

1.

Cree su fuente de datos, ya sea en un programa de hoja de cálculo como Microsoft Excel, Apache OpenOffice o Apple Numbers, o en una aplicación de edición de texto como Microsoft Word, WordPad o TextEdit. Use la primera fila de su documento para ingresar los nombres de sus campos de datos. Estos campos pueden contener texto para su personalización o rutas de archivos que conducen a gráficos o fotos. Agregue un signo @ al principio del nombre de cualquier campo que contenga rutas de archivos.

2.

Exporte sus datos en formato delimitado por comas o por tabuladores, utilizando el tipo de archivo CSV o TXT, respectivamente. Si crea su archivo de datos manualmente en un editor de texto, separe los campos de cada registro con comas o tabulaciones, según el tipo de archivo que prefiera, y los registros separados con retornos de carro. En un archivo CSV, incluya cualquier campo de datos que contenga comas o comillas entre comillas dobles para que la puntuación no se confunda con los delimitadores de campo.

3.

Cree su diseño de Adobe InDesign y decida qué áreas de texto desea personalizar con datos variables extraídos de su archivo CSV o TXT. Por ejemplo, agregue un titular de agradecimiento o de atención en el que insertará el primer nombre de una persona, o configure un bloque de copia del cuerpo hablando sobre las condiciones en una calle de la ciudad para personalizar con el nombre de la calle del destinatario del documento. . Deje espacio para las imágenes variables en las áreas en las que desea visualizar imágenes extraídas de las rutas de archivo en una fuente de datos.

4.

Abra el menú "Ventana" de InDesign y elija "Combinación de datos" para abrir el panel del mismo nombre. Haga clic en el texto de InDesign en una ubicación en la que desee incluir datos variables y haga clic en el nombre del campo deseado en el panel Combinación de datos, o arrastre y suelte el nombre del campo en su diseño. Para agregar una imagen visual dentro del texto, incluya un marco de imagen vacío en su marco de texto en el punto en el que debe aparecer la imagen visual combinada y arrastre el nombre del campo de la imagen al marcador de posición en línea.

5.

Previsualice su combinación antes de combinar sus datos con su diseño. Abra el menú desplegable en la esquina superior derecha del panel Combinación de datos y seleccione "Vista previa" o haga clic en el botón Vista previa sin etiqueta en la parte inferior del panel. Use las flechas de navegación del panel de combinación de datos para hacer clic en los registros individuales a medida que aparezcan. Desactiva la vista previa cuando termines de mirarla. Si ve errores en su archivo de datos, edítelo y vuelva a exportarlo o guardarlo. Abra el menú desplegable en la esquina superior derecha del panel Combinación de datos y elija "Actualizar origen de datos" para actualizar el enlace a su archivo de datos.

6.

Abra el menú desplegable del panel Combinación de datos y elija "Crear documento combinado" para combinar su archivo de diseño de InDesign de destino con su fuente de datos. Cuando se abra el cuadro de diálogo Crear documento combinado, designe qué registros de datos se fusionarán (todos, uno o un rango) y escriba números para identificar registros específicos. Establezca el menú desplegable "Registros por página de documento" en "Registro único" para comenzar una página de documento nueva para cada registro, o en "Registros múltiples" si está creando etiquetas u otros elementos que crean múltiples copias individuales de un sola hoja de papel. Active la casilla de verificación "Generar informe de texto de Overset con creación de documentos" para que InDesign cree un documento que enumere todos los lugares en su salida combinada en la que la adición de datos de fusión obligó a su texto a exceder la capacidad de su marco. Si está fusionando imágenes, active la casilla de verificación "Avisar cuando faltan imágenes" para que InDesign inserte una alerta de enlace faltante donde debería aparecer una imagen no disponible.

7.

Ingrese el tamaño de los márgenes de su página y el flujo de datos que desea en la pestaña Diseño de registro múltiple del cuadro de diálogo Crear documento combinado, si planea generar múltiples registros por página. El flujo de datos indica si sus registros llenan la página en filas o en columnas. Ingrese la distancia entre filas o columnas, según la opción de flujo que elija. Utilice la "Vista previa del diseño de varios registros" para desplazarse por una vista previa a la fusión de sus datos.

8.

Haga clic en la pestaña "Opciones" del cuadro de diálogo Crear documento combinado para especificar la ubicación del contenido. Estas configuraciones controlan la forma en que las imágenes se llenan o encajan en los cuadros en los que aparecen, ya sea para eliminar líneas en blanco insertadas por sus datos de combinación y cuántas páginas crear en un solo archivo de salida de combinación antes de iniciar un nuevo archivo de salida.

9.

Haga clic en el botón "Aceptar" en el cuadro de diálogo Crear documento combinado. Adobe InDesign crea su archivo de combinación en un documento de diseño separado, incorporando el diseño de su documento de destino con los datos de su archivo delimitado.

Consejos

• Si agrega campos de datos de texto a las páginas maestras de su documento de InDesign, no los agregue también a sus páginas de documentos o su combinación no se realizará correctamente.
• Para desconectar su diseño de su fuente de datos vinculada, abra el menú desplegable en la esquina superior derecha del panel Combinación de datos y seleccione "Eliminar fuente de datos". Para usar un archivo de origen de datos alternativo, elija "Seleccionar origen de datos", navegue hasta la ubicación del archivo de origen y vuelva a insertar nuevos campos de datos en su diseño, incluso si su nuevo archivo contiene campos con los mismos nombres que la fuente que reemplaza.
• Si la aplicación en la que crea su fuente de datos muestra un mensaje de error cuando intenta crear una etiqueta de campo precedida por un signo @ para indicar un conjunto de rutas de archivo, escriba un apóstrofe antes del signo @.
• No puede incorporar saltos de línea en el texto insertado en un campo de combinación de datos. Si necesita la flexibilidad para dividir los datos combinados de esta manera, cree sus datos en varios campos para que pueda aparecer una ruptura entre ellos.
• Una vez que inserte campos de datos en su diseño, puede darles formato como si fueran texto de diseño normal.
• Para fusionar directamente en archivos PDF en lugar de crear un nuevo archivo de InDesign que contenga los resultados combinados, abra el menú del panel Combinación de datos y seleccione "Exportar a PDF". Esta opción presenta la misma configuración y opciones que el cuadro de diálogo Crear documento combinado, con la posibilidad de configurar las opciones de archivo PDF. Haga clic en el botón "Exportar" en el cuadro de diálogo Exportar a PDF, navegue hasta la ubicación de su archivo de salida y haga clic en el botón "Guardar" para iniciar la fusión.

Advertencias

• Aunque el formato de un campo de combinación de InDesign parece texto simple, un nombre de campo de datos rodeado por corchetes angulares, no puede escribir la información del campo en su diseño para crear campos de combinación. A menos que use el panel Combinación de datos para agregar campos a su diseño, InDesign ignorará sus marcadores de campo.
• No puede elegir combinar varios registros en una sola página de salida si su documento de destino (el diseño en el que se realiza la combinación) contiene más de una página.