Cómo gestionar demasiados correos electrónicos

Una bandeja de entrada de correo electrónico completa es un problema que puede empeorar rápidamente si recibe un gran volumen de mensajes nuevos todos los días. En poco tiempo, es posible que su bandeja de entrada tenga cientos de mensajes y no pueda recordar cuáles son los más urgentes. Para administrar su bandeja de entrada de correo electrónico de manera efectiva, reduzca el volumen de mensajes entrantes, cree un sistema de archivo eficiente y pida a las personas que se comunican con usted que hagan que sus mensajes sean más productivos.

1.

Habilite la protección contra correo no deseado en su cliente de correo electrónico para reducir el volumen de mensajes no deseados. En Microsoft Outlook 2010, haga clic en la pestaña "Inicio" en la parte superior de la ventana. Haga clic en el botón "Correo no deseado" y luego haga clic en "Opciones de correo electrónico no deseado". Haga clic en la pestaña "Opciones" en la parte superior de la ventana, y luego haga clic en "Bajo", "Alto" o "Solo listas seguras" para ajustar el nivel de protección. La mayoría de los programas y servicios de correo electrónico ofrecen algún tipo de protección contra el spam.

2.

Marque los mensajes importantes. Los clientes de correo electrónico como Microsoft Outlook le dan la posibilidad de marcar mensajes con banderas de colores. Esto hace que los mensajes más importantes se destaquen en una bandeja de entrada con muchos mensajes.

3.

Crea carpetas. Si almacena todos sus mensajes en su bandeja de entrada, puede perder fácilmente los mensajes importantes u olvidar los que ha leído y todavía necesita responder. Algunos esquemas útiles de carpetas de correo electrónico incluyen la creación de una carpeta para cada remitente, carpetas para proyectos en curso en el trabajo y carpetas para mensajes a los que debe responder lo más rápidamente posible.

4.

Escribe respuestas cortas. A menudo puede expresar los elementos más esenciales de su respuesta en unas pocas palabras u oraciones en lugar de una página completa. La comunicación breve deja su mensaje menos abierto a la interpretación, garantiza que las partes más importantes no se pierdan y alienta a otros a enviarle mensajes cortos.

5.

Pida a sus subordinados en el trabajo que estructuren sus mensajes de manera más eficiente agregando temas descriptivos y resumiendo o citando mensajes anteriores al responder. Además, pídales que usen el campo Copia de carbono solo cuando un tercero absolutamente necesita recibir una copia. Estos pasos reducen el volumen general de mensajes y reducen la cantidad de tiempo necesario para responder a los mensajes.

6.

Lea y responda a los mensajes una vez al día si encuentra que el correo electrónico le impide realizar tareas más importantes. Procese primero los mensajes más importantes y luego procese tantos otros mensajes como tenga tiempo. Cuando te quedes sin tiempo, para; los mensajes menos importantes pueden esperar.

7.

Cree una carpeta "Archivo" para los mensajes muy antiguos que es poco probable que vuelva a leer. Esto le permite encontrar los mensajes si es necesario, al tiempo que evita que los mensajes más recientes sean difíciles de encontrar.

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