Cómo gestionar las relaciones de auditoría externa
Los auditores externos son profesionales certificados que verifican la exactitud e integridad de los estados financieros de una empresa. La gestión de la relación de auditoría externa puede ser difícil para los propietarios de pequeñas empresas que deben equilibrar las solicitudes de información financiera sensible del auditor, la necesidad de confidencialidad de la compañía y la elección de qué auditor contratar.
Elegir un auditor externo
Los auditores externos trabajan independientemente de una empresa. No son empleados a tiempo completo ni empleados internos, sino que son contratados por una empresa para proporcionar un nivel de profesionalismo y objetividad en la revisión de los controles internos y los estados financieros. La elección de un auditor externo es un aspecto crítico de la gestión del proceso de auditoría externa porque es importante que los propietarios y gerentes de negocios tengan una buena relación con sus auditores externos. La comunicación por adelantado es el sello distintivo del proceso de selección. Los dueños de negocios deben buscar un auditor que esté dispuesto a discutir los problemas a medida que surjan y que no oculte el riesgo de las decisiones financieras de la empresa o sus gerentes.
Rasgos de una buena relación
Los rasgos clave que definen una buena relación entre el auditor externo y los ejecutivos de negocios se pueden resumir en tres palabras: colaborativo, agradable y comunicativo. Este último rasgo es simplemente una extensión de la política de comunicación abierta que el auditor y la empresa deben adoptar al comenzar el proceso de selección. Colaborativo y agradable significa que ambas partes reconocen sus obligaciones con el proceso de auditoría. El propietario del negocio está dispuesto a proporcionar documentos cuando el auditor lo solicite, en un formato razonable, y los problemas de tiempo se discuten de manera directa. A cambio, el auditor es justo y mantiene una actitud abierta, asumiendo que los errores apuntan a errores en lugar de fraude a menos que haya evidencia sólida para pensar lo contrario.
Consecuencias de una mala relación
Un desglose en cualquiera de los tres rasgos clave puede tener serias repercusiones para el negocio. En la mayoría de las jurisdicciones, la ley requiere que las empresas contraten un auditor externo o independiente, por lo que cualquier obstáculo en ese proceso puede poner a la compañía en violación de la ley. Además, la opinión de la auditoría se puede retrasar, retener o calificar si algo sale mal. Una opinión calificada significa que el auditor puede completar su trabajo, pero encuentra que la compañía no ha proporcionado información completa y clara o posiblemente ha estado sujeta a fraude o evasión fiscal. El negocio debe tratar de evitar estas consecuencias en todo momento, manteniendo las líneas de comunicación abiertas y estableciendo metas y expectativas claras durante el proceso de participación.
Ampliando el compromiso del auditor
En ocasiones, es posible que el auditor o la compañía no puedan completar la auditoría en el marco de tiempo que se dispuso inicialmente. En este caso, es importante que se aclare el alcance del trabajo para extender el compromiso del auditor, alargando la cantidad de tiempo que lo contrata. Se debe redactar un documento de alcance del trabajo en este punto, especificando el balance de trabajo que se completará, la cantidad de tiempo para la extensión del contrato y cualquier problema de procedimiento que deba abordarse. Las auditorías externas normalmente se llevan a cabo cada 12 meses, por lo que cualquier compromiso de auditoría externa que dure más de unas pocas semanas es probable que desestime este programa en el futuro.