¿Cuánto tiempo tengo para mantener los archivos de los empleados?

Si contrata empleados, tiene que gestionar muchas responsabilidades nuevas. Incluso un detalle aparentemente menor, como descartar el papeleo viejo de un exempleado, es algo que debe considerar cuidadosamente. Antes de descartar, aprenda cuánto tiempo debe conservar esos archivos. Consulte a un abogado para obtener detalles específicos relacionados con su empresa.

Significado

Saber cuánto tiempo se debe mantener los archivos de los empleados es importante para todos los empleadores. Por ejemplo, si un empleado presentara una queja después de renunciar o solicitar beneficios de desempleo, y usted haya eliminado el archivo, no tendrá la prueba para respaldar su versión de los eventos. Además, es contra algunas leyes federales desechar prematuramente los archivos.

Identificación

Un empleador debe mantener los registros generales de los empleados, como las tablas de ganancias, por lo menos dos años, de acuerdo con las pautas de la Ley de normas laborales justas. Los registros de nómina, acuerdos, avisos y documentos similares deben permanecer disponibles durante al menos tres años después de la terminación. El empleado debe conservar los registros de los empleados durante al menos un año, de acuerdo con la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y la Ley de Derechos Civiles de 1964. Si un empleado se tomó una licencia de ausencia según la Ley de Licencia Familiar y Médica, La empresa debe mantener la información al menos tres años. Si el empleado se lesionó o se enfermó debido al trabajo, las regulaciones de la OSHA (Ley de Seguridad y Salud Ocupacional) establecen que el empleador debe conservar esos registros durante al menos cinco años, posiblemente hasta 30 años, según las circunstancias.

Consideraciones

Es importante tener en cuenta la presentación de los impuestos sobre la renta de su empresa cuando decida cuánto tiempo se mantendrán los registros de los empleados. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) indica que debe mantener todos los registros de impuestos relacionados con el empleo un mínimo de cuatro años después de la fecha de vencimiento o pago (use la fecha posterior) para ese año tributario.

Acceso

Otra consideración que debe considerar al retener los archivos de los empleados es el acceso. Las únicas personas a las que se les debería permitir ver los archivos son los supervisores, los profesionales de recursos humanos, el propietario y el propio empleado. Al decidir a quién otorgar acceso a los archivos de los empleados, "Limite el acceso a aquellos con una necesidad, o un derecho legal, a la información", según Nolo.

Soluciones

Debido a que debe limitar el acceso, es importante mantener los archivos de los empleados en un lugar seguro donde el personal no autorizado no pueda acceder a ellos. La ley protege la confidencialidad de los empleados. La abogada de derecho laboral Mary M. Krakow sugiere categorizar los documentos en archivos de personal, archivos de beneficios, registros de nómina, formularios I-9 y artículos misceláneos.