Cómo alquilar instalaciones de videoconferencia

Si su organización involucra personas distribuidas por todo el mundo y usted requiere la participación activa de esas personas, colaborar puede ser extremadamente difícil. Este hecho podría resultar aún más desalentador si su organización no tiene su propia capacidad o facilidad de videoconferencia. Para abordar este problema exacto, existen muchas compañías que ofrecen un servicio de videoconferencia de pago por uso.

1.

Investigue las diversas instalaciones de videoconferencia públicas en su área. La forma más fácil de ubicar estas empresas es un motor de búsqueda en línea. Tome nota de las diferentes ubicaciones e información de contacto de cada compañía que esté dispuesta y sea capaz de proporcionar servicios de videoconferencia en una base de pago por uso.

2.

Póngase en contacto con los diferentes proveedores de videoconferencias y solicite los detalles específicos con respecto al arrendamiento de sus instalaciones. Evalúe y compare los diferentes precios y acuerdos para determinar qué proveedor será el más adecuado para manejar las necesidades de su empresa.

3.

Solicite una copia del contrato de arrendamiento y los términos. Cada compañía que proporciona servicios de videoconferencia tendrá sus propios términos y condiciones únicos que debe revisar antes de tomar una decisión final y elegir uno. Compruebe si existen inconsistencias o problemas problemáticos potenciales en el contrato.

4.

Recorra las instalaciones de videoconferencia para asegurarse de que cumpla con sus propios estándares. Examine el equipo utilizado para asegurarse de que sea moderno y suficiente para cumplir con sus expectativas. Observe la sala en la que se realizará su videoconferencia para asegurarse de que sea profesional y que contenga los antecedentes adecuados para los asistentes que se encuentran fuera del sitio.

5.

Firme un contrato de alquiler de una sola vez para la instalación de videoconferencia y envíe un depósito para reservar la ubicación para la fecha y hora de su videoconferencia.

Propina

• Asegúrese de que los términos de arrendamiento de la instalación de videoconferencia contengan disposiciones específicas para cualquier falla o error tecnológico que conduzca a una pérdida de comunicación con sus asistentes externos. Si hay un problema que impide la transmisión o recepción exitosa de la señal de video, debe tener derecho a un reembolso total y completo de todos los fondos pagados.

Advertencia

• No envíe un cheque de depósito para reservar la instalación de videoconferencia hasta que haya recibido la confirmación de asistencia de todas las partes que deberían participar en la reunión. Algunos proveedores de videoconferencia tienen contratos que no permiten el reembolso del depósito en caso de que la reunión se cancele o se posponga.