Cómo aumentar la conversación en reuniones
Las reuniones efectivas incluyen la participación de todos los involucrados, pero lograr que los participantes expresen sus opiniones y compartan sus ideas requieren enfoques inclusivos que garanticen que cada persona tenga la oportunidad de ser escuchado. Un organizador de reuniones inteligente facilita la participación de los asistentes, ya que siembra las semillas incluso antes de la sesión, se fomenta la interacción informal entre los participantes y se distribuye la agenda con anticipación. El uso de un facilitador de reuniones adepto también puede ayudar en este proceso.
Pre-reunión Mingle
Puede romper el hielo en una reunión proporcionando una oportunidad para que los participantes se conozcan y se saluden unos minutos antes de que comience la reunión. Por ejemplo, proporcione un desayuno continental o un refrigerio por la tarde en los 15 a 30 minutos previos a la reunión. Los participantes pueden optar por llegar temprano, establecerse, tomar una taza de café y participar en conversaciones con otros asistentes a la reunión. Esto puede hacer que los asistentes a la reunión se sientan más cómodos entre ellos cuando comienza la reunión, fomentando la conversación.
Tamaño de la reunión
A menos que esté llevando a cabo una reunión de información general o un programa que abarque todo el personal, las reuniones deben tener un tamaño limitado para que las personas puedan conversar e interactuar fácilmente sin luchar contra docenas de voces. Considere la posibilidad de celebrar reuniones específicas del departamento o del proyecto y solo incluya personas directamente involucradas en lo que se esté discutiendo. Este enfoque fomentará las aportaciones y le permitirá mantener el control sobre la duración de la reunión.
Agenda detallada
Las reuniones generalmente se llevan a cabo de una manera más eficiente si el organizador crea y distribuye una agenda completa de antemano. Esto permite a los participantes de la reunión obtener una vista previa de los temas que se discutirán y tomar notas sobre los puntos que les gustaría mencionar durante la reunión. Además de un moderador de la reunión que sigue la agenda, el resumen debe incluir una oportunidad para que cada persona presente pueda hablar. Esto podría incluir dar un informe del departamento o una actualización del proyecto.
Facilitador de reuniones
Un moderador efectivo de la reunión debe esforzarse por involucrar a todos los participantes de la reunión. Esto se puede hacer a través de una lluvia de ideas, yendo alrededor de la mesa y pidiendo una respuesta a una pregunta específica y abierta, o llamando a la gente y preguntando su opinión. El facilitador también debe asegurarse de que ningún participante domine la conversación de la reunión conteniendo a los que hablan mucho y fomentando la discusión de otros. El moderador también puede incluir tiempo en la agenda para abrir el debate sobre un tema en particular o para llevar a cabo una sesión de preguntas y respuestas.