¿Cómo aparece una cancelación de deuda incobrable en los libros?

No todos los clientes cumplen con sus pagos. Si vende a pequeñas empresas, que son propensas a problemas de flujo de efectivo y quiebra, puede terminar con una deuda incobrable. Después de hacer un esfuerzo razonable para cobrar a un cliente, los dueños de negocios pueden cancelar deudas incobrables en los registros contables.

Importancia contable

Si tiene un cliente que no va a pagar, afecta tanto a sus ganancias como a sus registros contables. En la contabilidad de acumulación, los dueños de negocios reconocen los ingresos y crean un activo por cobrar cuando realizan la venta, no cuando reciben el efectivo. Para mantener sus registros contables precisos, deberá eliminar el activo de cuentas por cobrar de sus libros y aumentar los gastos en el monto de los ingresos que haya reconocido.

Condiciones para una mala deuda

Uno de los beneficios de registrar una deuda incobrable en sus registros contables es que le otorgará una deducción fiscal adicional. Al igual que con otros gastos comerciales, los gastos por deudas incobrables disminuyen su ingreso sujeto a impuestos. Para calificar como una deuda incobrable, el Servicio de Impuestos Internos requiere que primero haga un esfuerzo razonable para cobrar el pago. También debe tener documentación que respalde la existencia de la transacción, como un contrato, una orden de compra o una orden de venta.

Escribiendo una deuda mala

Una vez que haya determinado que su cliente no pagará y que la cantidad es incobrable, debe realizar los asientos contables apropiados en sus registros. La mayoría del software de contabilidad le permite cancelar una deuda incobrable a través de un módulo de cliente. Vaya a su cuenta de cliente en el módulo del cliente y busque el elemento de "deuda incobrable" o "factura no cobrable". Después de seleccionar el artículo, ingrese la cantidad que desea cancelar de la cuenta del cliente. Si su software de contabilidad no tiene esta función, anote en la cuenta del cliente la deuda incobrable para que no pierda más tiempo y esfuerzo tratando de cobrarla.

Efecto en los registros contables

La cancelación del crédito disminuye los activos y aumenta los gastos. Cuando una empresa realiza una venta, el contador carga las cuentas por cobrar y acredita los ingresos por ventas. Esta entrada aumenta los activos y reconoce los ingresos por ventas. Normalmente, cuando un cliente paga una factura, el contador acredita el efectivo y debita la cuenta de las cuentas por cobrar. En contraste, la entrada de diario para registrar una deuda incobrable es un débito a las cuentas por cobrar y un crédito a los gastos de la deuda incobrable.

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