¿Cómo puede el control interno superar el fraude de nómina?

De acuerdo con un estudio de 2012 realizado por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, más del 11 por ciento de los fraudes en el lugar de trabajo involucran la nómina, la pérdida promedio de dicho fraude fue de $ 48, 000 y los esquemas promedio escaparon a la detección durante casi 36 meses. La mera existencia de mecanismos de control interno no es suficiente; deben ser supervisados ​​y aplicados. La adherencia a los controles internos es el arma principal para superar el fraude de nómina y minimizar el riesgo para las empresas.

Esquemas de nómina

Los métodos más comunes de fraude de nómina son la creación de empleados ficticios o "fantasmas", la presentación de informes de gastos inflados o fraudulentos y la reclamación de horas directas o de tiempo extra por trabajo no realizado. Los pagos a empleados ficticios representan el riesgo más importante de pérdida importante y se consideran el riesgo de fraude de nómina más común y costoso.

Empleados Fantasmas

Los pagos a los empleados fantasmas pueden ser devastadores para una empresa. El esquema generalmente lo establece un empleado con acceso a los registros de nómina o alguien con la capacidad de crear registros de empleados falsos. Los pagos se configuran para su depósito en una cuenta designada a la que el autor o un confederado tiene acceso. Si no se utiliza el depósito directo, un empleado intercepta los cheques y los cobra o deposita.

Controles Preventivos

Establecer controles internos que exijan la separación de los derechos de nómina. No se debe permitir que el personal que crea o mantiene datos y listas de nómina realice cambios o agregue empleados sin la aprobación de la gerencia. Los cambios de nómina deben ser aprobados por dos personas designadas. A las personas que computan las tasas de pago y las horas acumuladas para la nómina no se les debe permitir escribir cheques de nómina o enviar las horas para el pago por un servicio de nómina sin la aprobación del supervisor.

Haga que las cuentas de nómina se reconcilien mensualmente y sean revisadas por la gerencia. Audite la información de nómina para obtener información duplicada de la cuenta de depósito y números o direcciones repetidas del Seguro Social.

La mayoría de los bancos proporcionan un servicio de pago positivo en el que los números de cheques, las cantidades y los nombres de los empleados proporcionados por la compañía se verifican contra cualquier cheque de nómina entrante. Si el depósito directo se utiliza exclusivamente, solicite a los empleados que retiren sus cheques de pago personalmente con una identificación con foto al menos una vez al año en Recursos Humanos u otro departamento designado.

Las pequeñas empresas deben considerar la contratación externa de la nómina a un contratista, pero esto no elimina el requisito de una auditoría mensual de todos los desembolsos realizados para garantizar que solo se pague a los empleados certificados.

Gastos inflados y hojas de tiempo falsificadas

Los informes de gastos falsos y las hojas de tiempo falsificadas son otros tipos de fraude de nómina que requieren controles internos y métodos de prevención. Establecer una política que requiera comprobantes de solicitudes de reembolso de gastos. Requerir gastos por encima de un monto designado en dólares para contar con la aprobación previa de la gerencia. También requiere la aprobación de aumentos significativos en las horas de trabajo que exceden el horario normal de un empleado, incluidas las horas extra. Auditar estas tendencias mensualmente. A las personas que procesan solicitudes de reembolso de gastos o de horas extra no se les debe permitir emitir cheques. Los pagos realizados por gastos y asignaciones de horas extras también deben ser auditados mensualmente.

Consideraciones

Cuando use los controles internos para prevenir el fraude, primero evalúe los recursos para asegurarse de que tiene suficientes empleados para lograr la separación de funciones. Si no, considere la nómina de outsourcing. Luego, establezca un sistema para monitorear el desempeño de los controles internos y realizar auditorías mensuales.

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