Cómo calcular los costos del proyecto

Estimar con precisión los costos del proyecto es crucial para mantenerse dentro del presupuesto. Obtenga su presupuesto incorrecto y podría terminar en rojo o incluso incapaz de completar el proyecto. Si bien puede emplear software informático para agilizar el proceso, el cálculo preciso de los costos del proyecto requiere una planificación detallada e información precisa, además de la capacidad de prever posibles complicaciones. El mismo proceso se aplica si el proyecto está construyendo un nuevo sitio web o un edificio de oficinas de varios pisos.

1.

Enumere todos los pasos necesarios para llevar a buen término su proyecto. Esto podría incluir elementos como la obtención de permisos, la reubicación temporal de ciertas funciones de trabajo o el cambio de horarios de trabajo, y todos los pasos necesarios para construir o armar el proyecto. Si es posible, pídale a otra persona que revise su lista para ver si omitió algo. No olvide los pasos después de que se complete el proyecto, como la limpieza.

2.

Calcule cuánto tiempo tomará cada paso. Saber el tiempo necesario ayuda a estimar los costos laborales, una gran parte de la mayoría de los proyectos. Si no ha trabajado en este tipo de proyecto anteriormente, consulte a un mentor u otros en su industria para averiguar cuánto tiempo pasaron en proyectos similares.

3.

Calcule sus costos laborales internos. Este es el costo de usar el personal que usted contrata y supervisa. Mire la cantidad de personal que necesitará durante cada paso del proceso y la cantidad de horas que trabajarán. Si espera que sus empleados internos completen el proyecto en el transcurso de su jornada laboral normal, entonces puede decidir que el proyecto no incurrirá en ningún costo de mano de obra interna adicional. Sin embargo, calcular estos costos es un ejercicio útil para luego mostrar cómo se asignó su presupuesto. Incluya el costo de cualquier personal adicional que necesitará contratar para el proyecto.

4.

Calcule sus costos de mano de obra externa. Este es el costo de los subcontratistas que contrata para realizar trabajos especializados, como un electricista o plomero o un consultor. Puede solicitar ofertas de estos subcontratistas o, en esta etapa del proyecto, simplemente solicitar su costo por hora y estimar cuántas horas los necesitará.

5.

Investiga los materiales que necesitarás para completar el proyecto. Esto podría ser todo, desde concreto para un proyecto de construcción hasta más sillas para una nueva sala de conferencias o un servidor más grande para un nuevo sitio web. Nuevamente, un mentor o alguien con más experiencia en su campo puede ayudarlo con esta parte del proceso.

6.

Calcule el costo de todos estos materiales. Si está utilizando subcontratistas que suministrarán sus propios materiales, y estos costos de materiales están incluidos en sus ofertas, no los incluya en sus costos totales de materiales.

7.

Agregue un porcentaje adicional para permitir el exceso de costos, el pago de horas extra y los aumentos de costos en los suministros durante la duración de su proyecto. Esto puede variar entre el 10 y el 30 por ciento, según el tipo de proyecto y su industria. Los proyectos más largos y más involucrados tienen un mayor potencial de sobrecostos. Algunas industrias, como la construcción, experimentan más variaciones en los costos de materiales y / o mano de obra. El software de estimación de costos, los grupos de comercio de la industria y su propia experiencia pueden guiarlo para determinar qué porcentaje debe agregar a su estimación.

8.

Establecer un procedimiento para rastrear los costos del proyecto a lo largo de la duración del proyecto. Esto puede ser en forma de informes regulares de los contratistas, una hoja de cálculo en la que se ingresan todos los costos u otro método. El seguimiento de los costos lo ayudará a realizar ajustes para refinar su estimación a medida que avanza. Detectará los costos excesivos y podrá actuar para controlarlos antes de que se salgan de control.

Propina

  • Si opera una pequeña empresa y necesita un mentor o alguien que lo ayude con las estimaciones de los costos del proyecto, SCORE, un programa de la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos, puede asociarlo con un mentor con experiencia en su campo que puede ayudarlo.

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