Cómo calcular los gastos y la depreciación de automóviles y camiones para el IRS

El Servicio de Impuestos Internos permite los gastos de transporte ordinarios y necesarios como deducciones contra los ingresos comerciales de un automóvil o camión utilizado en el negocio. Si el vehículo es propiedad del negocio, puede depreciarse, generalmente durante un período de cinco años con algunas limitaciones.

1.

Registre la lectura del odómetro de inicio y final del vehículo cada año para calcular el total de millas recorridas. Mantenga un registro detallado de todas las millas relacionadas con el uso comercial. Esto incluye el kilometraje local (no los viajes nocturnos) que viajan desde su ubicación comercial principal a otra ubicación de trabajo, a la ubicación de un cliente o cliente, para asistir a reuniones de negocios, convenciones o seminarios relacionados con su empresa, para recoger suministros o productos y para tener el Vehículo reparado o reparado. El IRS requiere un registro contemporáneo de todas las millas de negocios para reclamar una deducción. Esto significa mantener un diario o registro en el que ingresa millas de negocios y el propósito comercial del viaje cada día que usa el automóvil o camión para negocios. El uso comercial para viajes nocturnos también es deducible, pero dicho uso se clasifica como gastos de viaje y debe rastrearse y registrarse por separado.

2.

Guarde los recibos de todas las tareas de mantenimiento y reparación de vehículos, gas y petróleo, tarifas de estacionamiento y peaje, alquiler de espacios o espacios, primas de seguros de automóviles, neumáticos y registro de vehículos. Si el vehículo está arrendado, conserve los recibos de los pagos del arrendamiento. Si se financia, mantenga un registro de los pagos de intereses del préstamo. El software de contabilidad es útil para registrar, organizar y rastrear estos gastos. Escanear los recibos en su computadora o en un dispositivo de almacenamiento electrónico puede ayudar a mantener las pilas de recibos en papel al mínimo.

3.

Use una tabla de depreciación para calcular el gasto de depreciación permitido cada año. El IRS limita el valor depreciable total de automóviles y camiones y la cantidad de gastos de depreciación permitidos cada año. En algunos casos, todo el valor depreciable del automóvil o camión puede tomarse como un gasto en el primer año de uso como un gasto de la Sección 179. En los años subsiguientes, solo los gastos comerciales reales son deducibles.

4.

Decida si reclamar los gastos reales o la deducción por millaje estándar durante el primer año en que se usa el vehículo en el negocio. El IRS establece la tasa de millaje estándar cada año y la ajusta para reflejar los cambios en el costo de operar un vehículo. Si coloca el vehículo en un programa de depreciación, no puede tomar la tarifa estándar por milla. En su lugar, debe tomar el monto de la depreciación más los gastos reales del año. Calcule la deducción de gastos del vehículo en ambos sentidos: use la depreciación (si la empresa es propietaria del vehículo) y los gastos reales y luego vuelva a calcularlos utilizando la tarifa estándar por milla. Compara los resultados para determinar qué método es la mejor deducción. Si usa los gastos reales en el primer año, no puede cambiar los años posteriores a la deducción por millaje estándar. Si tiene una flota de cinco o más vehículos, no puede tomar la tarifa estándar por milla.

5.

Reclame solo la parte de uso comercial de los gastos y la depreciación si también utiliza el automóvil o camión como vehículo personal. Por ejemplo, si maneja el vehículo un total de 16, 000 millas por año, pero solo 12, 000 millas son para fines comerciales, puede reclamar el 75 por ciento de los gastos y la depreciación como gastos de negocios. Si usa la tasa de millaje estándar, multiplique la tasa por 12, 000 millas para calcular el monto deducible.

Cosas necesarias

• Software de contabilidad empresarial
• Calendario de depreciación
• Registro de millas
• Software de escaneo (opcional)