Cómo hacer una oferta en los contratos comerciales
La obtención exitosa de negocios a través del proceso de licitación por contrato puede ser un medio lucrativo para asegurar el trabajo a largo plazo y los beneficios para su empresa. Algunos contratos pueden garantizar flujos de efectivo constantes por años. Pero para ganar estos contratos, deberá saber cómo superar la oferta de otras compañías que desean los mismos contratos que usted. Conocer los entresijos del proceso de licitación lo ayudará a competir por los contratos comerciales que su empresa necesita.
Investigue compañías dentro de su área de mercado que puedan necesitar o contrate regularmente los servicios que ofrece. Encuentre información de contacto para todos los edificios comerciales del área, comuníquese con el administrador de sus instalaciones y haga una lista de los que contratan servicios de limpieza de oficinas, por ejemplo, si ese es el servicio que presta.
Comuníquese con el gerente de adquisiciones para cada una de las compañías que calificó como posibles contratos. Pregunte si actualmente tienen o tendrán en el futuro alguna necesidad de contratar la oferta de servicios de su empresa. Pregunte si mantienen una lista de contratistas potenciales a los que enviarían una solicitud de licitación de contrato cuando necesiten obtener servicios. Solicite que incluyan a su empresa en la lista.
Solicite un paquete de información que detalle el proceso de adquisición de la empresa y los requisitos de la oferta. Complete y envíe los formularios de capacidad del proveedor incluidos en el paquete que envían. Incluya la documentación de respaldo que pueda necesitar para verificar su historial de negocios, capacidad, viabilidad financiera y el producto o servicio que proporciona. Comprenda que el contenido de los formularios puede variar según la industria o el servicio que presta, por lo tanto, si su empresa contrata la limpieza de oficinas y el lavado de ventanas, los paquetes que reciba pueden parecer ligeramente diferentes.
Lea detenidamente la solicitud de propuesta de oferta, o RFP, que recibe de posibles negocios. Tenga en cuenta que estas propuestas serán detalladas y que el hecho de no comprender lo que requiere la propuesta puede desviar sus posibilidades de una oferta exitosa. Revise la solicitud línea por línea para identificar qué trabajo debe hacerse, en qué período de tiempo y dentro de qué límites o restricciones podría tener que trabajar su empresa.
Solicite una reunión con el equipo de adquisiciones después de haber revisado la RFP. Como cuestión de política, es posible que algunas empresas no estén dispuestas a reunirse con los oferentes durante el proceso de licitación. Otros pueden estar ansiosos por hablar sobre sus necesidades con usted, dándole la oportunidad de determinar lo que no se encuentra en su solicitud, por ejemplo, si el ahorro de costos es más importante que el valor, sus relaciones con otros oferentes, etc.
Comience su presentación de ofertas con un resumen de las calificaciones de su empresa y por qué debe ganar el contrato. Indique cómo pretende completar el trabajo que se está contratando. Envíe cualquier documentación solicitada por la RFP, asegurándose de que los formularios estén completos, correctos y firmados. Incluya una lista de personal clave y subcontratistas y sus calificaciones. Detalle cómo cumplirá los requisitos de la RFP en la secuencia en que se solicitan dichos requisitos. Incluya documentación adicional, como prueba de seguro o certificaciones, según sea necesario.
Calcule su oferta para incluir sus costos generales (por ejemplo, mano de obra, suministros y uso de equipos) y su margen de beneficio. Anticipe la oferta estimada de su competencia, pero no debe intentar hacer una oferta tan baja que el contrato ya no sea rentable para su negocio.
Propina
A diferencia de los contratos gubernamentales, ser el mejor postor no siempre gana el contrato. En su lugar, intente presentar la oferta más atractiva en un RFP empresarial. Esto significa presentar la mejor calidad y respuesta al precio más razonable.
Si su empresa gana el proceso de licitación comercial, es probable que tenga la oportunidad de continuar las negociaciones con el gerente de adquisiciones de la empresa licitadora. Espere establecer el precio final y los términos en esta fase final de negociación del proceso de licitación comercial.