Cómo equilibrar caja chica
El fondo de caja chica es una forma efectiva de administrar los gastos más pequeños en la oficina sin tener que presentar una solicitud formal en todo momento. Al mantener una pequeña cantidad de dinero en efectivo a mano, puede realizar compras según sea necesario y enviar los recibos. El seguimiento y la conciliación adecuados son esenciales para administrar el saldo de caja chica. Concilie el saldo en comparación con la actividad al final de cada período contable, o más a menudo si su fondo de caja chica tiene una actividad más frecuente.
1.
Identifique el saldo final de la cuenta a partir de la última conciliación. Este es el saldo inicial para el período actual. En la mayoría de los casos, este es un saldo estándar, como un fondo de caja chica de $ 200.
2.
Cuente los fondos totales que quedan en la cuenta de caja chica al final del período. Por ejemplo, cuente el saldo al final del mes si hace una conciliación mensual. Registrar el saldo actual.
3.
Reúna todos los recibos proporcionados por los gastos que se pagaron de la cuenta para el período en cuestión. Sume el monto total de los recibos y regístrelos como los gastos totales.
4.
Agregue el monto total de los recibos al saldo final. El resultado debe coincidir con el saldo inicial de la cuenta.
5.
Identificar la cantidad de cualquier variación. Cuenta para cualquier adición a la cuenta de caja chica, como depósitos adicionales, o un retiro que no se puede registrar. Si un empleado tomó un préstamo del fondo con un IOU y aún no ha pagado el saldo, este puede ser el motivo de la variación.
6.
Informe cualquier variación en el saldo de caja chica al personal de administración que tiene el control del fondo. El depositario de caja chica debe monitorear y conciliar la cuenta, pero las autoridades de la compañía que llenan el fondo deben abordar cualquier déficit o excedentes.