Cómo auditar a los empleados

La realización de una auditoría periódica de la fuerza laboral es un método proactivo para abordar las inquietudes relacionadas con los empleados antes de que se conviertan en problemas fuera de su alcance de experiencia. Las pequeñas empresas, en particular, que prestan atención a los problemas de empleo, a menudo pueden administrar los desarrollos de la fuerza laboral más fácilmente cuando realizan auditorías periódicas de los archivos de personal de los empleados, los modelos de personal, las medidas de seguridad y la capacitación.

1.

Revise los archivos del personal del empleado para determinar si contienen documentación relacionada con la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos, así como los acuses de recibo firmados que indiquen que los empleados recibieron copias de las políticas del lugar de trabajo, manuales del empleado y que tienen información de contacto de emergencia en el archivo. Un contacto de emergencia puede ser extremadamente útil en caso de una lesión en el lugar de trabajo cuando alguien del departamento de recursos humanos necesita comunicarse con alguien en nombre del empleado.

2.

Compare la descripción del trabajo del empleado con las tareas reales que realiza el empleado en el curso regular de su trabajo. Cuando a un empleado se le asigna una nueva tarea o se le pide que realice otra función de trabajo, el supervisor del empleado y un miembro del personal de recursos humanos deben actualizar la descripción del trabajo para que refleje con precisión las responsabilidades laborales del empleado.

3.

Revise los registros de nómina para determinar si los empleados están debidamente clasificados como exentos o no exentos y si su departamento de nóminas está procesando con precisión el pago de horas extra, cuando corresponda. Examine los registros de compensación para asegurarse de que a los empleados se les paguen salarios iguales por un trabajo comparable y que haya paridad relacionada con la compensación por funciones similares en toda la organización.

4.

Obtenga copias de la información del paquete de beneficios para empleados. Revise las selecciones que se ofrecen a los empleados para la cobertura del plan de salud grupal, incluidos los planes de la vista y los planes dentales, el seguro de vida y las pólizas de seguro de cuidado a largo plazo. Asegúrese de que su especialista en beneficios mantenga registros precisos sobre los beneficios para empleados y audite los archivos de empleo que están protegidos por la Ley de responsabilidad y portabilidad del seguro de salud, o HIPAA.

5.

Hable con los supervisores sobre los niveles de personal del departamento. Aunque la auditoría de los archivos de empleados individuales y las descripciones de trabajo son útiles, otro componente de la auditoría de empleados incluye la revisión de modelos de personal para medir la funcionalidad de los distintos departamentos de la empresa. Por ejemplo, cuando las demandas de producción crecen, también lo deberían hacer los niveles de personal dentro de cada departamento, a menos que la compañía desarrolle métodos alternativos para satisfacer las demandas de producción sin contratar personal adicional.

6.

Examine los registros de capacitación y orientación para asegurarse de que los empleados reciban orientación y capacitación actualizadas sobre políticas de la empresa, procesos de trabajo y estructura organizativa. La orientación de los nuevos empleados y la capacitación regular son fundamentales para proporcionarles las herramientas necesarias para cumplir con las expectativas de la empresa. Además, la capacitación en liderazgo garantiza que sus supervisores y gerentes se sientan cómodos con el sistema de administración del desempeño y sean capaces de proporcionar comentarios a los empleados de manera regular.

7.

Obtenga los registros y registros de seguridad del lugar de trabajo relacionados con el programa de seguridad de su empresa para determinar si los empleados siguen procedimientos relacionados con maquinaria compleja, equipo peligroso o materiales peligrosos. Actualice los archivos de personal de los empleados con certificados de capacitación para las medidas de seguridad en el lugar de trabajo y actualice sus materiales de capacitación de liderazgo con información actualizada sobre las herramientas de seguridad y gestión de riesgos de la organización.

Propina

• Mientras que algunos procedimientos de auditoría son voluntarios; otros son requeridos por la ley. Tal es el caso de las empresas con al menos 100 empleados que participan en sus planes de beneficios. Se les exige que realicen una auditoría de sus planes de beneficios para empleados, de conformidad con la Ley de seguridad de los ingresos de jubilación de los empleados de 1974.