Cómo auditar una conciliación bancaria
La gente comete errores. Los bancos cometen errores. Es por eso que comparamos nuestros talonarios de cheques con nuestros estados de cuenta bancarios, en caso de que alguien agregue una cifra incorrecta. Es aún más importante para su negocio que su cuenta personal porque los depósitos y retiros de negocios ocurren con mucha más frecuencia.
También es importante auditar la conciliación y confirmar que todo es correcto. Debe hacer que un auditor externo haga esto una vez al año, pero también es bueno tener auditorías internas.
Saldos de cheques triples
Supongamos que su departamento de contabilidad acaba de completar una conciliación con el extracto bancario del mes pasado. Para auditarlo, necesitará el extracto bancario, una copia de su libro mayor y la declaración de conciliación. El primer paso de la auditoría es ver si los saldos finales reportados en los tres documentos coinciden.
No es sorprendente que su saldo bancario no coincida con su libro mayor. Es posible que haya emitido cheques que no se hayan cobrado o recibido pagos que aún no se hayan cobrado al banco. La declaración de conciliación debe identificar las diferencias. También debe mostrar que una vez que los contabilice, el saldo y el libro mayor coinciden.
Si hay un cheque de $ 500 que escribió que aún no se ha cobrado, su libro de contabilidad debe mostrar $ 500 más que el extracto bancario.
Marque las transacciones
El siguiente paso en la auditoría es confirmar que las transacciones de la cuenta individual coinciden. Ir a través de las entradas del libro mayor para la cuenta bancaria. Verifique cada retiro, cheque o depósito y vea si está registrado en el extracto bancario. Si encuentra alguno que no lo es, compare el libro mayor con la reconciliación.
Todo lo que no esté en el extracto bancario debe aparecer como un elemento de conciliación. La declaración de conciliación debe incluir una explicación de la diferencia banco / libro mayor. También debe verificar que los cálculos en los tres documentos se sumen correctamente. Si alguien cambió un par de cifras en el estado de conciliación, es probable que sus cuentas no se hayan reconciliado correctamente.
Esté atento a las entradas impares
Algunos artículos plantean problemas particulares para la conciliación bancaria. Podría escribirle un cheque a alguien y él podría dejarlo en su escritorio durante un mes, sin reclamarlo. Otras veces, depositas un cheque y el banco termina por devolverlo.
Su declaración de conciliación debe marcar todos los elementos, por lo que debe verificar que así sea. Eventualmente, es posible que tenga que tomar medidas. Si el cheque de un cliente fue devuelto, por ejemplo, debe comunicarse con esa persona y cobrar el pago.
Presta atención a los detalles
Las auditorías no son idea de diversión de nadie. Es muy tentador omitir algunos pasos, especialmente si tiene varias cuentas bancarias. Si el saldo bancario y el saldo del libro mayor se han reconciliado, ¿por qué repasar los detalles de las entradas individuales? La respuesta: los pequeños detalles pueden ser un signo de grandes problemas.
Un pago incorrecto puede ser una cuestión de alguien que comete un error al ingresar los datos. También podría ser una señal de fraude o de un problema en la forma en que factura a los clientes. Si no puede ver la razón de los errores que ha encontrado, siga buscando hasta que esté claro.