Cómo aplicar métodos Lean Six Sigma para mejorar el sistema de recursos humanos

Lean Six Sigma es una metodología que las pequeñas empresas pueden utilizar para reducir el desperdicio y mejorar el rendimiento en toda su organización. El enfoque se centra en el uso de técnicas y herramientas estructuradas diseñadas para ayudar a las empresas a definir y medir las brechas de rendimiento, analizar las causas subyacentes y las posibles soluciones, implementar mejoras efectivas y mantener el control de los procesos para cumplir con las métricas de rendimiento establecidas. Dentro de los recursos humanos, Lean Six Sigma se puede aplicar a todo, desde el personal, la capacitación y la retención hasta la prestación de servicios, esencialmente cualquier aspecto de las operaciones que involucre al personal o la administración de recursos.

Definir

Lean Six Sigma incita a los profesionales de recursos humanos a desafiar el status quo mediante la evaluación del valor de los procesos y sistemas existentes. Todos los procedimientos y herramientas que dificultan la eficiencia o la calidad del tiempo, el esfuerzo y los recursos son candidatos para el cambio bajo el modelo Lean Six Sigma. Eche un vistazo a la forma en que se están haciendo las cosas en la actualidad. Considere la dotación de personal, los sistemas y los pasos involucrados en los procedimientos de recursos humanos. Identifique cualquier pieza o proceso que se esté duplicando o que requiera revisión o reelaboración frecuente. Estas áreas representan brechas de rendimiento.

Medida

Una vez que se definen las brechas de desempeño de Recursos Humanos, el siguiente paso es medir el alcance de cada brecha en relación con las necesidades del negocio. Considere cómo el tiempo extra o los recursos requeridos para la tarea afectan el resultado final, no solo monetariamente sino también en términos de la prestación de servicios internos y externos. Por ejemplo, una empresa puede perder los candidatos de trabajo más calificados porque el proceso de contratación de recursos humanos es demasiado largo o complicado. La fase de medición determina esencialmente la correlación entre causa y efecto, o entre la brecha de desempeño y la implicación comercial.

Analizar

Durante la fase de análisis de Lean Six Sigma, los profesionales de recursos humanos deben trabajar para identificar las causas fundamentales detrás de las brechas de rendimiento. La razón raíz puede ser tan simple como el hábito del proceso o tan compleja como la visibilidad del proceso, la accesibilidad del sistema o la asignación de recursos. Cualquiera que sea la causa subyacente, es importante adoptar un enfoque imparcial de análisis para determinar con precisión los factores que conducen a las brechas de rendimiento. Una vez que se conocen esos factores, el análisis puede cambiar hacia la evaluación de posibles soluciones.

Mejorar

Las posibles soluciones identificadas durante la etapa de análisis se consideran, se prueban y se seleccionan durante la fase de mejora de Lean Six Sigma. Por ejemplo, una brecha en el rendimiento del centro de llamadas que provoca la pérdida de llamadas y la insatisfacción del cliente puede haber estado vinculada a largos tiempos de espera durante la fase de análisis. Las diversas soluciones, como aumentar el personal, agregar turnos o mejorar la función del sistema, se evalúan durante la fase de mejora para determinar qué enfoque ofrece el mejor potencial para la mejora efectiva del proceso. La solución seleccionada se prueba y refina según sea necesario durante esta fase de Lean Six Sigma.

Controlar

El paso final en el modelo Lean Six Sigma implica mantener las mejoras de rendimiento a través del control continuo del proceso. Específicamente, eso significa asegurarse de que las mejoras en el proceso de Recursos Humanos continúen agregando valor tanto a la unidad de negocios como a la compañía en general. El objetivo es asegurarse de que las personas y los recursos adecuados estén en el lugar correcto en el momento adecuado para satisfacer las necesidades comerciales. Es responsabilidad de los profesionales de recursos humanos utilizar Lean Six Sigma para evaluar continuamente el rendimiento y buscar oportunidades para reducir el desperdicio e implementar mejoras. Cree un cuadro de mandos empresarial que vincule los procesos de recursos humanos con los objetivos de la organización para ayudar a rastrear el estado de rendimiento continuo.