Cómo responder llamadas de servicio al cliente

La forma en que responda a su llamada de servicio al cliente puede determinar si la experiencia del cliente es positiva o negativa. Antes de obtener el motivo de llamada del cliente, debe establecer una conexión con su saludo inicial. El saludo que le proporciona a su cliente puede establecer el tono de toda la llamada y determinar si el cliente se mantiene leal o elige no regresar.

1.

Responda las llamadas de servicio al cliente dentro de los primeros tres timbres. Dado que la interacción del cliente con la compañía generalmente comienza antes de que usted incluso llegue a la línea, no permita que el teléfono suene para siempre antes de contestar.

2.

Diríjase a cada cliente como si fuera la persona que llama más importante. Salude a su centésima persona con la misma personalidad agradable que su primera llamada del día.

3.

Dé la bienvenida al cliente a su negocio con un cordial saludo de marca. Salúdela con algo como "Bienvenido a XYZ Business. ¿Cuántos te ayudo? "O" Buenos días, XYZ Business ". Dele un saludo acogedor al cliente, pero no exagere, ya que esto podría hacer que se sienta incómoda.

4.

Asegúrese de que su tono de voz coincida con las palabras agradables que salen de su boca. Preste atención a su tono y tono para asegurarse de que reflejan a una persona que está dispuesta a ayudar y servir a su cliente.

5.

Dale al cliente toda tu atención. Detén lo que estás haciendo cuando respondas. Por ejemplo, deje de escribir o aléjese de su compañero de trabajo para enfocarse en las palabras del cliente. Pídale que sostenga brevemente si necesita terminar algo antes de poder prestarle toda su atención. Dale las gracias por retenerte inmediatamente a tu regreso.

6.

Habla claro y profesionalmente. Evite el uso de palabras del argot o la jerga de la empresa. Comience hablando a un ritmo moderado y ajuste su ritmo al ritmo del cliente una vez que comience la conversación.