Cómo dirigirse a los empleados en la escritura de negocios

Como gerente o propietario de una pequeña empresa, establece el ejemplo para sus empleados en todo lo que hace, incluida la redacción de su negocio. Ponga el ejemplo de cómo desea que sus empleados se dirijan entre ellos, así como a sus clientes y proveedores, utilizando el lenguaje apropiado para la audiencia a la que va dirigido y editando errores tipográficos y gramaticales. Es esencial dirigirse a sus empleados de manera profesional, ya sea que esté redactando una nota larga o un correo electrónico rápido.

1.

Tenga en cuenta su audiencia. La forma en que se dirija a sus empleados en la correspondencia comercial dependerá a menudo de la demografía del grupo o la persona que desee abordar. Tenga cuidado de establecer el tono apropiado para la audiencia y el mensaje, ya que un tono irreverente puede ofender a los trabajadores que esperan un cierto nivel de seriedad para una situación determinada. Por ejemplo, no comience con una broma cuando informe a sus trabajadores que la organización debe implementar despidos para cumplir con las restricciones presupuestarias.

2.

Determine el medio de comunicación apropiado para el mensaje dado. El medio puede consistir en una carta manuscrita, una nota escrita, un correo electrónico o cualquier otra forma de comunicación escrita. Puede optar por entregar la comunicación en formato impreso o digital. Es esencial elegir el modo de comunicación apropiado para la audiencia y el mensaje. Por ejemplo, un documento impreso puede ser necesario para proporcionar una copia impresa para fines de mantenimiento de registros, mientras que un correo electrónico rápido puede ser suficiente para informar a su personal sobre el próximo cumpleaños de un compañero de trabajo.

3.

Determinar un saludo apropiado. De acuerdo con el Laboratorio de Escritura en Línea de Purdue, si normalmente se refiere a sus empleados por sus nombres, entonces generalmente usará sus nombres cuando se los escriba por escrito. Por ejemplo, "Querida Mary" será suficiente para dirigirse a un empleado con el que se encuentra en el primer nombre. Cuando se dirija a un grupo de empleados, puede usar "Estimado personal" o "Estimado equipo". Diríjase siempre a sus empleados de manera respetuosa.

4.

Escribe un cierre respetuoso para tu comunicación empresarial. Por ejemplo, puede escribir "Sinceramente" o "Gracias", seguido de su nombre. Incluya su nombre en la siguiente línea después de su cierre. También puede incluir su dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono u otra información de contacto aplicable, según la situación. Cuando se comunique por correo electrónico, puede elegir agregar automáticamente una firma digital al final de todos sus correos electrónicos.

Propina

  • Siempre revise todas sus comunicaciones escritas para asegurarse de que se está comunicando de manera concisa y clara.

Advertencia

  • Nunca use ALL CAPS en las comunicaciones comerciales, ya que generalmente se percibe como la forma escrita de gritar. Nunca es apropiado gritar a los empleados, incluso si es meramente virtual.

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