¿Puede una empresa mantener un sobrepago?

En el curso de las transacciones diarias, muchas empresas notan discrepancias en los montos facturados y los montos pagados. Independientemente de si la cantidad es grande o pequeña, el dinero que exceda de la cantidad debida pertenece al pagador. Revisar las leyes de propiedad y negocios de su estado puede ayudar a garantizar que maneje esta situación correctamente.

Notificar al pagador

Cumpla con las leyes de su estado cuando maneje sobrepagos. Si le factura al cliente en forma regular, como las leyes mensuales, las leyes estatales pueden permitirle anotar el sobrepago en una próxima factura, especialmente si el cliente ya ha incurrido en nuevos cargos. De lo contrario, envíe una carta al cliente o llámelo para preguntarle si desea agregar un crédito a su cuenta o un reembolso. Si no ha cobrado un cheque, el reembolso del dinero puede ser tan sencillo como anular el cheque o destruirlo a petición de su cliente.

Emisión de un crédito

Si su cliente acepta un crédito o las leyes de su estado le permiten aplicar uno automáticamente, reste el crédito del dinero adeudado. Por ejemplo, si un cliente tenía que pagar $ 5 para tener un saldo de cero pero pagó $ 10, usted registrará un crédito de $ 5 en la cuenta del cliente. Cuando le envíe la siguiente factura, puede restar el crédito de $ 5 del dinero que le debe. Por ejemplo, si actualmente le debe $ 20, reste el crédito de $ 5 y envíe una factura por $ 15. Haga una entrada de contabilidad para dar cuenta del crédito.

Proporcionar un reembolso

Las empresas a menudo emiten reembolsos de sobrepago en el mismo formato que el pago proporcionado por el cliente. Por ejemplo, si su cliente pagó con cheque, puede devolver un cheque por el reembolso de sobrepago. Sin embargo, si pagó con tarjeta de crédito, generalmente puede emitir un reembolso directamente a la tarjeta. No importa cómo emita el reembolso, sin embargo, envíe una carta que incluya la cantidad de dinero en el reembolso, el motivo del reembolso y la fecha en que lo emitió. Luego guarde una copia para sus registros.

Dinero no reclamado

En el caso de que un cliente nunca use un crédito o cobre un cheque de reembolso, debe cumplir con las leyes de dinero no reclamadas de su estado. Cada estado tiene un período específico de tiempo que debe esperar a que un cliente reclame dinero. Una vez que el período de tiempo pasa, el dinero se convierte en propiedad no reclamada o abandonada y se debe entregar al estado. Su estado luego pondrá el dinero a disposición de las personas que buscan su propiedad no reclamada. Revise el código de propiedad de su estado y las leyes de propiedad no reclamada para conocer las regulaciones aplicables en su jurisdicción.