Procesos de negocios y ciclos de transacciones contables
El ciclo contable implica una serie de pasos que se repiten en cada período de reporte, ya que corresponden a los procesos de negocios. Ellos verifican las transacciones y se implementan para preparar los estados financieros para Internet y para uso comercial externo. Todas las organizaciones utilizan alguna variación de estos pasos para registrar, analizar y resumir las transacciones y eventos del negocio. Ayuda a las empresas a garantizar que sus informes financieros sean precisos y reflejen los Principios de contabilidad generalmente aceptados, o GAAP.
Análisis, periodización y publicación.
La contabilidad es necesaria en las operaciones comerciales diarias para hacer proyecciones, evaluar oportunidades y asegurar el financiamiento para el negocio. La primera parte del ciclo de transacciones contables consiste en analizar las transacciones y sus documentos de origen que se relacionan con los procesos de negocios. Por ejemplo, un proceso de negocios puede haber involucrado la compra de $ 10, 000 en suministros a cuenta. Se registra una transacción de doble entrada para reconocer el efecto en los saldos de las cuentas antes de registrarlos en el Diario General. El registro diario de las transacciones crea un registro de todas las transacciones en un documento, lo que evita errores y vincula las entradas de débito y crédito para cada transacción.
Preparando el balance de prueba no ajustado
Una vez que las transacciones relacionadas con todos los procesos de negocios para el período se registren y se contabilicen, preparar el balance de prueba no ajustado ayuda a garantizar que no se cometieron errores al mostrar que los montos de débito totales son iguales a los montos de crédito totales. El balance de prueba no ajustado también reúne todo, desde el libro de contabilidad hasta su uso para preparar los estados financieros. Los saldos de las cuentas se registran en el mismo orden que el Plan de cuentas y los saldos de débito y crédito se suman y se comparan para garantizar que sean iguales.
Ajuste y preparación del balance de prueba ajustado
Los procesos comerciales que involucran transacciones externas como compras de suministros o pagos de servicios públicos se registran previamente, sin embargo, las transacciones internas requieren un ajuste al saldo de prueba. Por ejemplo, los procesos de negocios durante el período pueden implicar el uso de rentas prepagas o ingresos no devengados, por lo que es necesario registrar y ajustar los saldos de las cuentas. La preparación del balance de prueba ajustado implica el registro de todas las transacciones internas y externas y, nuevamente, la verificación de que todos los saldos de crédito y débito son iguales.
Preparación de los estados financieros
El balance de prueba ajustado establece toda la información necesaria para crear los estados financieros de la empresa, incluido el estado de resultados, el estado del patrimonio del propietario y el balance general. Las empresas pueden optar por utilizar esta información para crear otros estados financieros, resúmenes u hojas de cálculo, como el estado de flujo de efectivo. También pueden usar los saldos de las cuentas y la información para calcular los índices de liquidez necesarios, según sea necesario.
Cierre y Post-Cierre del Balance de Prueba
Para prepararse para los procesos de negocios del próximo período, las cuentas del período actual deben cerrarse. Todas las cuentas temporales se cierran y las cuentas permanentes tienen su saldo transferido al siguiente período. Las entradas cerradas se registran y publican en la cuenta de capital una vez que se registran en la cuenta de resumen de ingresos. Todos los saldos de gastos, retiros y resúmenes de ingresos se llevan a un saldo de cero. El saldo posterior al cierre registra los saldos de todas las cuentas que no se cerraron, lo que generalmente incluye activos, pasivos y patrimonio del propietario. Los débitos totales y los créditos totales deben ser iguales entre sí para garantizar que todas las cuentas temporales se cerraron correctamente y todas las cuentas permanentes se equilibran.