Política de uso de tarjeta de crédito empresarial

Una política de uso de tarjeta de crédito empresarial protege a una empresa del abuso financiero y reduce las responsabilidades contra los funcionarios corporativos. Los propietarios y gerentes financieros pueden optar por mantener una separación estricta de los gastos personales y comerciales, o pueden establecer límites para el uso aceptable y reembolsable de las tarjetas de compra emitidas por la empresa. Las políticas sólidas requieren esfuerzos de cumplimiento que pueden incluir auditorías de rutina e investigación de proveedores individuales.

Función

La política de uso de la tarjeta de crédito comercial de una empresa establece las reglas básicas sobre cómo los empleados, propietarios, miembros de la junta directiva y otras partes interesadas pueden utilizar las tarjetas de crédito en el curso de las operaciones diarias. Las grandes organizaciones y los organismos gubernamentales frecuentemente extienden el estatus de "usuario autorizado" a los empleados clave, permitiendo a los miembros del personal realizar compras importantes y reservas de viajes utilizando líneas de crédito corporativas. Las pequeñas empresas tienden a emitir tarjetas de crédito de la empresa relacionadas con el crédito personal de los propietarios o empleados, lo que hace que las políticas de uso sean aún más importantes.

Significado

Las políticas de tarjetas de crédito a menudo reflejan la cultura de la empresa. Por ejemplo, muchos propietarios únicos tienden a combinar los gastos familiares y de negocios en sus tarjetas de crédito personales. Si bien no es ilegal ni poco ético, una tarjeta de crédito de uso mixto dificulta el seguimiento de los gastos comerciales legítimos, especialmente durante una auditoría financiera o fiscal. Muchas compañías requieren que los empleados mantengan tarjetas de crédito separadas para compras comerciales y personales para evitar incluso la sospecha de uso indebido.

Efectos

Las tarjetas de crédito comerciales han simplificado la forma en que las compañías pagan por todo, desde suministros de oficina hasta viajes. Sin embargo, una política de uso de tarjeta de crédito empresarial puede influir en la cultura corporativa de formas inesperadas. Poner restricciones automáticas en el uso de la tarjeta en función de proveedores o cantidades de compra puede obligar a algunos empleados a satisfacer sus necesidades de manera creativa. Por ejemplo, las investigaciones sobre el uso de tarjetas de crédito de agencias gubernamentales encontraron proveedores que enmascaraban la verdadera naturaleza de sus productos y servicios prohibidos bajo nombres comerciales genéricos e inocuos. La nueva tecnología permite a los funcionarios de la compañía monitorear los gastos en tiempo real, utilizando alertas por correo electrónico o mensajes de texto para ayudar a los empleados a cumplir con las restricciones presupuestarias y de uso.

Conceptos erróneos

Incluso cuando una política de uso de tarjeta de crédito comercial establece pautas estrictas para los gastos de la empresa, los líderes corporativos deben realizar auditorías de rutina y revisiones financieras para evitar el fraude. En un caso de alto perfil, el director financiero del fabricante de auriculares Koss Corp. realizó más de $ 20 millones en cargos personales no autorizados en la tarjeta de crédito de su compañía.

El rol de Sue Sachdeva como auditor jefe le facilitó a ella el encubrir el esquema de malversación hasta que los funcionarios de la compañía de tarjetas de crédito alertaron a los miembros de la junta sobre patrones de gasto inusuales. Incluso con políticas firmes sobre el uso de tarjetas de crédito, la compañía carecía de un proceso de revisión integral que involucrara a múltiples partes interesadas.

Consideraciones

Si bien una política de uso de tarjeta de crédito comercial debe establecer límites claros para un uso aceptable, los directores de la empresa pueden considerar la flexibilidad bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, algunas compañías permiten el uso limitado de tarjetas de crédito corporativas para gastos personales durante viajes de negocios prolongados o dentro de períodos de emergencia definidos. Los líderes de la compañía también deben tomar en cuenta las tarjetas de crédito emitidas para uso comercial en la cuenta personal de un empleado. Las situaciones que involucran el reembolso corporativo pueden no ofrecer oportunidades para tales restricciones claras. Una política integral de uso de tarjetas de crédito debe anticipar los tipos de formas en que los empleados necesitan usar las tarjetas de compra en circunstancias extremas.