Mejor método de evaluación para gerentes de oficina
Las mejores prácticas de recursos humanos recomiendan encarecidamente realizar evaluaciones anuales del desempeño de los empleados para los empleados en todos los niveles de la organización, incluidos los gerentes. Las evaluaciones de desempeño son parte de un sistema más grande: la gestión del desempeño. Los sistemas de gestión del desempeño incluyen descripciones de puestos, estándares de desempeño, políticas disciplinarias, reconocimiento de empleados y evaluaciones formales de desempeño. Las evaluaciones son útiles para identificar los logros de los empleados, los problemas de rendimiento y los objetivos profesionales. Para un gerente de oficina que generalmente coordina las funciones administrativas para toda la operación comercial, es esencial una evaluación del desempeño. El desafío para los empleadores es elegir el mejor método de evaluación para los empleados.
Responsabilidades típicas
Las funciones y responsabilidades de los gerentes de oficina varían según el tamaño de la compañía, la ubicación, los productos o servicios prestados y la experiencia y autoridad del gerente de oficina. Muchos gerentes de oficina supervisan el personal administrativo, mantienen inventarios de suministros de oficina, aseguran operaciones sin complicaciones de los procesos de oficina, monitorean los gastos e informan las acciones contables a la gerencia superior, y reclutan y contratan personal de apoyo. En una pequeña empresa, el gerente de la oficina generalmente reporta al presidente de la compañía. La clave para un método de evaluación de desempeño efectivo para un gerente de oficina es una descripción del trabajo, de acuerdo con el artículo de Jeffrey Denning en noviembre de 2000 titulado "¿Cómo está el gerente de su oficina?
Habilidades y cualidades
Un gerente de oficina debe tener una combinación de experiencia funcional, competencias básicas y rasgos profesionales que le permitan realizar sus tareas laborales. El mejor método de evaluación de desempeño para un gerente de oficina también depende de sus habilidades y calificaciones. Por lo tanto, una evaluación de ensayo que aborda cada habilidad, función y competencia es perfectamente adecuada. Una evaluación de ensayo requiere tiempo para completarse, pero brinda la oportunidad de evaluar el nivel de experiencia del gerente de la oficina y qué tan bien utiliza las competencias básicas, como las habilidades de comunicación, gestión del tiempo y resolución de conflictos.
Evaluación de los métodos de evaluación
Un gerente de oficina tiene muchos deberes que no son fáciles de cuantificar. Por esta razón, una escala de calificación gráfica no es una opción adecuada. Las escalas de calificación gráfica utilizan valores numéricos simples para calificar funciones de trabajo discretas. La distribución forzada, también llamada clasificación forzada, los métodos de evaluación podrían no ser la opción adecuada. Las evaluaciones de desempeño de clasificación forzadas, popularizadas por el ex CEO de General Electrics, Jack Welch, requieren que el evaluador segmente la fuerza laboral en tres grupos. Usando el método de clasificación forzada, el 20 por ciento de la fuerza laboral son empleados clasificados como empleados de alto rendimiento, el 70 por ciento tienen un desempeño promedio y el 10 por ciento son empleados cuyo desempeño no cumple con las expectativas. Idealmente, las evaluaciones de clasificación forzadas son una forma más efectiva de evaluar el desempeño de los empleados en situaciones similares. Los deberes de un gerente de oficina pueden diferir significativamente de otros empleados. Por lo tanto, el puesto de gerente de oficina no tiene un trabajo equivalente que usar para hacer comparaciones para la evaluación de desempeño.
Mejor elección
Las evaluaciones de desempeño adecuadas para un gerente de oficina pueden incluir administración por objetivos (MBO), ensayo o narrativa, o evaluación de 360 grados. Se puede evaluar a un gerente de oficina cuyos objetivos están claramente definidos, como reducir el costo de los suministros de oficina en un 15 por ciento durante un período de un año, utilizando el método de MBO. Las evaluaciones de MBO contienen los objetivos de los empleados y rastrean el progreso como marcadores de desempeño a lo largo del período de evaluación. Un ensayo o evaluación de desempeño narrativo es más subjetivo, y requiere que el evaluador dedique una cantidad considerable de tiempo a escribir pasajes sobre los logros del empleado, las deficiencias de desempeño y el logro de metas. Aunque a menudo son difíciles de facilitar, las evaluaciones de desempeño de 360 grados son valiosas porque solicitan comentarios de los colegas, subordinados y supervisores del gerente de la oficina, lo que produce una evaluación completa del desempeño laboral del gerente de la oficina y la interacción con todos los niveles de personal.