Reglas bancarias para organizaciones sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro necesitan cuentas bancarias para recaudar los ingresos utilizados para hacer avanzar la misión de las organizaciones sin fines de lucro. Una organización sin fines de lucro es una corporación que recibe el estatus de "organización exenta" por el Servicio de Impuestos Internos. Los bancos generalmente siguen las mismas reglas para abrir y mantener cuentas, como lo hacen con organizaciones con fines de lucro con algunas variaciones. Los bancos individuales y las organizaciones sin fines de lucro individuales pueden tener sus propias reglas y regulaciones para mayor seguridad.

Regla del propietario del beneficiario

La Red de Ejecución de Delitos Financieros establece reglas para ayudar a prevenir el lavado de dinero y otros delitos financieros. Una de esas reglas de FinCEN es la regla del "propietario beneficiario" que requiere que los bancos validen que el propietario de una cuenta nueva es una persona o entidad real. Las organizaciones sin fines de lucro están exentas de esta regla, aunque los bancos aún deben "conocer a su cliente" y llevar a cabo la debida diligencia para prevenir los delitos financieros.

Si bien esta no es una regla con la que la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro deben preocuparse, el banco sigue las reglas y posiblemente marca las cuentas cuando existe una preocupación por la propiedad y la intención. Las organizaciones sin fines de lucro pueden establecer protocolos internos para garantizar que los cambios de personas clave sin fines de lucro se aborden de manera que se evite una marca bancaria. Un protocolo de ejemplo es mantener un mínimo de dos nombres de oficiales en la cuenta en todo momento, pero no permitir que ambos cambien en el mismo año. De esta manera siempre hay consistencia.

Cuentas de Apertura

Verifique con su banco específico cuáles son sus requisitos internos para abrir nuevas cuentas sin fines de lucro. Por lo menos, traiga los documentos de incorporación, el número de identificación fiscal del IRS y la carta del IRS de Estado Exento. La mayoría de los bancos también quieren las últimas actas de las reuniones y la elección de los funcionarios, tal como lo firmó el Secretario. El Secretario debe estar presente al abrir la cuenta o realizar cambios. Por lo general, el Tesorero y al menos otro oficial se nombran como firmantes en la cuenta.

Es posible que el banco no requiera una firma dual para los cheques, lo que significa que dos personas necesitan firmar un cheque o cualquier cheque por un valor determinado, por ejemplo, $ 100. Sin embargo, una organización sin fines de lucro debe incorporar esto en sus estatutos como práctica estándar para brindar protección contra transacciones no autorizadas.

Es prudente que las organizaciones sin fines de lucro creen una política en la que la persona que maneja el dinero no es la persona que firma los cheques. Si la misma persona hace ambas cosas, siempre debe haber dos personas contando y verificando los depósitos.

Las actas de las reuniones deben reflejar la aprobación de grandes gastos o partidas del presupuesto regular. Las actas deben ser aprobadas por la junta directiva de la organización sin fines de lucro para su validez.

Pregunte al representante del banco si hay programas disponibles para organizaciones sin fines de lucro. Algunos bancos eximen de cuotas mensuales a las organizaciones caritativas.

Informe de pagos en efectivo

Los bancos siguen una regla de pago en efectivo impuesta por el IRS para FinCEN como parte del monitoreo del lavado de dinero y las acciones antiterroristas. La regla establece que debe informarse cualquier transacción individual o dos o más transacciones relacionadas que equivalgan a más de $ 10, 000 en depósitos en efectivo. El banco completa el Formulario 8300 del IRS, Informe de pagos en efectivo por más de $ 10, 000 recibidos en un comercio o negocio. Esto no es solo para organizaciones sin fines de lucro, sino que las organizaciones sin fines de lucro deben comprender que los grandes recaudadores de fondos en los que se realizan grandes depósitos de efectivo y cheques en el transcurso de algunos días activarán el informe.

La mayoría de las veces, el informe se presenta como una acción benigna. Sin embargo, si por alguna razón marca a la compañía, es imperativo que la organización sin fines de lucro tenga una contabilidad excepcional y actas exactas de eventos y actividades de recaudación de fondos. El incumplimiento de las solicitudes del IRS podría llevar a la revocación del estado sin fines de lucro.

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