Hojas de Balance Usando Excel
Dirigir un negocio exitoso requiere mucho más que presentarse en la oficina y promocionar sus productos o servicios. Los propietarios exitosos de pequeñas empresas entienden que siempre saber cuál es la posición financiera de sus negocios es esencial para una buena comercialización y planificación. Conocer la posición financiera actual de su empresa lo ayuda a establecer sus metas de ingresos y ventas, así como a evaluar el desempeño de su negocio. Mantener un balance actualizado a mano le permite saber exactamente cómo le está yendo a su empresa ahora o incluso cómo podría hacerlo en el futuro. Las hojas de cálculo de Microsoft Excel son una plataforma ideal para crear y mantener balances para el análisis interno o la planificación. Además, si necesita proporcionar información financiera actual para su negocio a un tercero, como un contador o posible inversionista, es probable que una hoja de cálculo de Excel sea el formato preferido para los datos.
Conceptos básicos del balance
En su forma más simple, un balance no es más que una lista de activos y pasivos para su negocio. Los activos que enumera en una hoja de balance generalmente consisten en efectivo que su empresa tiene en sus manos en cuentas bancarias, así como en propiedades y equipos. Algunos balances también enumeran cuentas por cobrar u otros fondos que se le deben al negocio como activos también. Los pasivos que figuran en el balance general suelen incluir salarios o pensiones adeudadas, alquileres o servicios públicos pagaderos y otras obligaciones a corto y largo plazo. Después de enumerar todos sus activos y pasivos en el balance general, restar el monto total de los pasivos del total de todos los activos puede darle una idea razonablemente buena de la fortaleza o debilidad financiera general de su negocio. Un balance que muestra una gran cantidad de activos en relación con los pasivos generalmente indica que el negocio es estable y solvente. Considerando que, una empresa con un número considerablemente mayor de pasivos que activos podría necesitar capital de inversión externo o un buen plan para aumentar los ingresos rápidamente.
Elementos fundamentales de un balance de Excel
Prácticamente todos los balances siguen un formato de diseño relativamente similar: los activos van en la columna de la izquierda y los pasivos se muestran en la columna de la derecha. Esto suele ser cierto independientemente de si dibuja una hoja de balance o la crea en Microsoft Excel. Cuando trabaje con una hoja de cálculo de Excel, sus secciones de activos y pasivos deben contener algunas categorías básicas. En el lado de Activos del balance general, debe tener secciones para activos corrientes y fijos. Los activos actuales incluyen su efectivo actual, cuentas por cobrar, gastos prepagos e inversiones a corto plazo. Los activos fijos suelen ser terrenos o edificios que son propiedad de la empresa, equipos, inversiones a largo plazo y mobiliario y accesorios. Del mismo modo, debe incluir entradas para obligaciones actuales y de largo plazo en el lado de Pasivos del balance. Los pasivos corrientes son montos a pagar ahora o en un futuro cercano, como cuentas por pagar, salarios, préstamos a corto plazo, pagos actualmente adeudados por obligaciones a largo plazo e impuestos adeudados. Enumere las hipotecas u otras obligaciones a largo plazo en la sección Pasivos a largo plazo de la hoja. Si su negocio es una corporación, también debe agregar una sección de Patrimonio del Accionista al lado de Pasivos del balance general para mostrar los montos adeudados al accionista por inversiones de capital.
Uso de fórmulas y hojas de trabajo adicionales
En términos generales, la mayoría de los balances constan de una sola página para ayudar a los lectores a obtener una visión general rápida de la situación financiera de una empresa. Sin embargo, la preparación de las cifras para un balance general generalmente requiere muchos cálculos por derecho propio. Por ejemplo, en la sección Equipo de la columna Activos de su hoja de balance, ingresa una cantidad total única para todos los equipos que posee su empresa. Sin embargo, ese total podría consistir en muchas herramientas individuales o montos de costo de componentes. Por lo tanto, puede usar hojas de trabajo adicionales en el libro de trabajo que contiene el balance general para crear subtotal de páginas para sus categorías. Las fórmulas en una hoja de balance son relativamente simples y generalmente no requieren nada más que usar la característica "Suma" en Excel. Use el mouse para resaltar todas las figuras en una subcategoría y luego haga clic en el botón "Suma" en la barra de herramientas para sumarlas todas y mostrar un total. Luego puede usar una simple fórmula de tipo “= A2 + D2 + F2 + H2” en una celda para sumar todos los totales de las subcategorías para llegar al total de su columna. Haga lo mismo para las columnas de activos y pasivos en su hoja de balance.
No hay necesidad de reinventar la rueda
Si bien la creación de un balance simple es relativamente simple, realmente no hay necesidad de hacerlo. En el sitio web de Microsoft Office y en muchos otros sitios relacionados con Excel, puede descargar e instalar plantillas de balance para usar con Microsoft Excel. Los balances disponibles van desde hojas de datos muy simples que muestran solo las categorías más básicas de activos y pasivos hasta hojas avanzadas que detallan categorías para cosas como la depreciación, las ganancias retenidas y las cantidades dudosas o no cobradas. Con Excel 2010, descargar una plantilla de balance desde el sitio web de Office.com es tan fácil como hacer clic en "Archivo", luego "Nuevo" en la barra de cinta y escribir "balance" en el cuadro de búsqueda en la ventana Plantillas disponibles. Luego, Excel se conecta al sitio de plantillas de Office y le presenta muchas plantillas creadas por el usuario y de Microsoft que puede descargar y comenzar a usar de inmediato.